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私货分享!设计师如何全面提升自己的工作效率?

2017/09/26 8434评论区

任永波 :如何有效的提高工作效率是每一个职场人都十分关注的点,今天作者就此展开分享,希望你能从文中收获点滴。

工作效率是个老生常谈的话题,但是对于很多新人来说却是怎么都绕不过去的问题。

产品和设计人员的大部分工作属于创造性的,需要投入很多的思索和研究,非常耗费时间,有时候如果不掌握一些方法和要领,很容易把时间蹉跎掉。你会经常遇到这样的情况:又到下班时候了,该做的事情还有很多没做完。自己或者要求加班完成,或者推到明天,这样很容易每天都欠一点,逐渐债台高筑。

产品和设计处于研发流程的上游,有时候为了抢工期就会自动压缩设计的时间。尤其是创业公司,产品经理和设计师本来配备就不是很充足。设计人员往往会在同一个时间段内接到多个设计任务,这时候大家就会叫苦连连。怎么才能在有限的时间内处理好这么多的工作呢?

下面我就重点介绍下我在这方面系统性的总结,也是我在我们UED部门分享的干货:

△ 提升设计效率的五个方法

一. 建立专属工具包,快捷高效使用工具

俗话说「工欲善其事必先利其器」。设计师要想提高自己的工作效率,首先就要结合自己的工作流程和场景,建立自己专属的工具包。我通常从需求分析阶段/设计灵感阶段/用户体验设计阶段/协同办公工具/走查验收阶段来展示,我们用的最多的工具。

在需求分析和设计研究阶段需要:思维导图工具/问卷调研工具/数据分析工具和文档工具。

△ 需求研究阶段常用工具

在设计灵感和素材收集阶段需要以网站为主:包括一些综合性的设计网站,也可以分门别类地去搜集素材,也可以有一些灵感收集工具。切记,对于经常浏览的网站要在电脑浏览器上进行收藏管理,便于自己勤浏览和快捷查找。再也不要每次为了打开一个网站都要先打开百度。再不济的方法,也要建立从地址栏输网址搜索的习惯。

△ 常用设计灵感收集网站

用户体验设计阶段需要:交互原型工具/视觉设计工具/动效设计工具和切图标注工具等。

△ 交互和UI设计阶段常用工具

跨部门协作和项目管理需要协同办公工具主要包括:项目管理软件/工作沟通工具/云空间和会议管理工具等。有一些项目管理工具同时也是需求或任务管理工具。

△ 团队协作办公常用工具

在设计走查和验收阶段需要用到bug管理工具。

△ bug管理常用软件

选择工具,首页选择是利器。利器有几点:

首先是性能稳定,不会出现Bug或者功能缺陷。比如我现在不用Evernote最大原因就是免费版功能阉割太厉害,并且储存带图的文章极为卡顿。

另外体验必须上佳,要能更好地为自己工作服务,切实提升效率。不要成为自己的负担,很多时候装个系统浪费一天时间。

并且,作为设计师从事的是创意性工作,需要如果工具本身能够在灵感启发和刺激的作用那就更好了。比如,你如果问我是选择Windows产品还是选择Mac系统产品,我可以毫不犹豫地建议你选择使用后者。手机也一样,一定要有一台iPhone,当然不要求必须是刘海X。业界最顶尖的设计也就是苹果产品了。比如iPad定位就是艺术家的生产力。包括现在很多设计师面试会带着iPad来展示自己的作品,就很好。

工具一定要多用,熟能生巧。对于工具,不仅要多维护和管理,还有掌握使用的技巧和快捷操作方式,从而达到高效使用目的。

1.熟练掌握核心设计软件的快捷键

比如:Xmind快捷键,用的最多的就是Enter插入主题,Tab插入子主题。Axure快捷键最常用的快捷键F5生成等;Ps不易上手,更需要梳理掌握快捷键,提高效率。

2.熟练使用和业务/产品贴合的模板,做到可复用/多复用

拿Axure来讲,交互设计师在设计的时候要明白那些组件或者模块也会用在其他页面的,就直接做成模板,到另外页面后直接拖过来用即可,方便省事,根本不需要每做一个功能都要重新画一遍页面。对于UI设计师来说也一样,多建组来管理图层,然后按组来复用。

3.建立专属产品组件库

把一些最常用的空间或模板沉淀下来,建立一份针对某个产品的组件库,随用随调取,还可以分享给同事共同使用,能极大提升团队效率。此时组件库属于设计规范的早期产物。

4.多屏协作

设计师做设计很多时候需要多个页面切来切去,这个时候如果能够有两个或多个屏幕来实现多屏协作,就能够极大提升效率。比如工作使用两个电脑屏,或者一个电脑接多个手机屏。

其中要注意,有些协同办公工具尤其是项目管理软件,最好能从全公司范围或者整个项目组去用才能够真正使用起来。所以有些工具首先要征求领导的意见,领导认可,从上往下推行更容易。

另外,要多使用云端工具,不仅方便协作,还可以随时随地查看或者利用碎片化时间处理一些任务。

二. 建立设计和工作规范

设计规范一方面是产品设计的指南,另一方面也是协同设计一致性和效率的重要工具。很多设计团队都不是一个人在战斗,小到三两个人的设计小组,大到上百人的设计部门,这个时候有一套大家都遵守的设计规范是很有必要的。

设计规范包括:

1.平台规范,如iOS/Android规范

△ iOS设计规范

2.产品设计规范

△ airbnb guideline

设计规范,包括从字体/字号,icon,按钮,色彩等等,到文字间距,导航设置,页面结构,页面布局等。设计师一旦对于标准了然于胸,就能够不假思索直接上手,效率自然上升。

产品设计规范除了具有指导设计,保证一致性外,用于新人培训,能让新人快速建立对产品的认知,通过熟悉设计规范很快介入到工作中来。

此外,还有注意自己文件夹命名规范,图层/目录管理规范,切图标注规范等,很多情况下需要团队内部达成一致,且上下游同时能够清楚无误理解即可。

通过规范把设计师的思想和行动统一起来,像一个人一样战斗,那样沟通成本和协作难度都会大幅度降低,且效率也会大大提升。美国PayPal公司初期招人的理念就是不招顶级人才,而是招和他们思想和行动更匹配的,目的就是为了更高效一致地落实行动。

三. 做好任务和时间管理

设计人员很多时候都是多任务处理的状态。这个时候首要做的事情是,对任务进行优先级处理。

我通常都会按照重要和紧急程度四象限去排列,标出位置,列出优先级。

△ 按重要性和紧急程度进行安排优先级

如图所示,通常情况下,我们会按照b-c-e-a-d的顺序去处理任务,然后在项目管理软件上建好任务标注优先级,然后去一一执行。常规这样做法没有问题,面对的紧急的事情,兵来将挡,水来土掩。

但是这里要提出,我们要通过提前的规划和预判,建立机制,逐渐把重要且紧急的事态引导为重要不紧急,这样我们有足够的精力从容高效面对事物,而不至于总是被突发事件牵着鼻子走。

执行过程中,有几点时间管理方面的经验分享如下:

1.将计划和目标周期化

每周发周报一定要明确下周有哪些具体任务,制定一个周计划,安排好每天的任务。然后每天制定一个每日计划,安排好上午/中午和下午,各完成哪些任务。

任何计划都不要写得太笼统,一定要把目标细化,要明明确确知道下一步就是要做什么。计划一定要合理,遵循具体可执行和可量化的原则。

另外,可以结合自己的计划,设置一定的奖惩措施,以激励自己按时完成目标。

2.善于拆解任务,打败拖延症

从认知心理学上分析,很多时候人内心产生拖延症是因为所接触的任务很庞杂或者具备不确定性,这个时候人会产生心理负担从而不愿意直面。

遇到这种问题,我们就需要对任务进行拆解,分成很小的模块去逐个击破。一点点建立自信心,然后取得整体的胜利。

3.面对复杂的任务,一定要给自己留大块时间来做,善于拒绝别人的打扰

因为同一时间处理多个任务,会产生任务直接的切换成本,就像我们浏览网页一样,一会看看这个,一会看看那个,结果发现时间过了很久,哪个也都没看完。

工作就要抓重点,尽量先啃“硬骨头”。注重集中精力,不要让别人轻易打断你。另外也要注重分类、分批处理事情,同一类的事务,可以集中处理。

另外,摆脱社交网络的诱惑和干扰,要静下心来给自己创造一个好的环境,更加沉浸式地完成任务和实现目标。

4.养成一个很好的作息习惯——早睡早起

这样可以和很多人拉开一个时间差,这样你就会发现这一天不仅时间长了很多,而且到哪里都不会没有那么多人跟你抢,地铁人不挤,吃饭不排队,错峰上班会让你开心一整天。

5.工作要以结果为导向

领导是以结果来考察员工的,同样员工对于任务也要以结果为导向来做。

之前看过一篇文章,讲的是,你需要给你老板制作一份汇报用的ppt,但是你现在只有两个小时了,你连一些数据分析都没有,你该怎么做?

这个时候,你如果不以结果为导向的话,肯定会平均分配你的时间和精力。你也有可能陷入某个点跳出不来,耗费了时间其他部分却什么都没弄。

比如就是想做数据分析,但是你发现手头根本没有数据,你还得马上去搜寻数据,废了半天劲数据有了,你得使用工具生成图表进行分析,你突然意识到自己不会使用分析工具,你再去网上搜教程。这样,你就很可能会被一些节外生枝带得回不来了,别说两小时做完老板要求的报告,两天都难。

正确的做法是以结果为导向,明确Deadline。在这个时间内,把任务进行拆分,然后框架化,明确重点和核心价值,然后逐步有区别地去填充和完善,从而实现目标。回到文章给老板写报告这个事情上来,你需要正确评估数据这块在你整个报告所占的分量和价值,很多时候当你真正做得差不多了,你会发现,前面过多的担心和焦虑都多余。

四. 将自己的设计流程化

试想一下,最能体现设计师效率的事情是什么?

肯定是一稿过审了。

所以说,如果想从根本上提高设计效率,需要掌握一套有效设计的方法,并逐渐把自己的设计流程化。

1.主动沟通,明确需求

拿到需求后,要积极主动沟通,了解需求的背景和产品目的,要抓需求的关键点和目的。

2.一定要深入项目

只有了解业务,多沉浸在项目的语境中,你做设计才能把握住问题的关键,方能及时给出更可行的解决方案,减少修改和反复。

我了解的一些UED团队的设计师,是脱离项目的,他们偏安于自己的设计团队内部,做的东西很飘,不解决实际问题,所以方案就会被要求一改再改。

3.前期做些设计研究工作

成熟的设计师,拿到需求后不会直接就打开电脑开始设计,而是会对用户和具体使用场景有一定了解和把控,做些竞品分析,逐渐熟谙他们的设计思路,再画画草图,找找自己的方向,觉得思考得差不多了,然后再用制图软件去设计。这样做才能做到用户和产品左右兼顾,提升方案一次通过成功率。

4.设计师在完成自己的设计初稿后,可以做些简单的可用性测试

有时候如果你做完一个方案,直接开展评审会会被问出很多问题,有的你都意想不到。为了避免会上被批得体无完肤并且一次性通过评审,一定要花点时间,就在公司找几个你认为最接近用户的且同时对你的设计方案不了解的人,让他们体验下你的设计方案,看看会不会遇到什么问题,多记录便于后面修改。

另外遇到自己拿不准的,不管是可用性还是技术可行性,都要勇于寻求帮助,不要一个人闷头做事情。

5.在设计跟进过程中,如果遇到不了解或者推不动的问题,一方面要找出问题的关键和边界,寻求正确的对策

另外一定要找对关键位置的人,从他那里入手,寻求突破。或者借助领导的力量来推进,学会借力打力。

6.设计验收环节,一定要建立自己的走查清单,做到走查滴水不漏

最好能够从两个角度去走查:首先是从用户的角度去体验刚开发完的功能,为什么这样呢?因为开发完毕这个时间点离你设计的时间点应该过去一段时间了,具体的细节估计你也会遗忘,这个时候很容易进入用户而不是设计师的状态,这样你会更真实发现一些体验问题,而不是对着原型匆匆过一遍了事。

然后再按照你的交互原型或者设计稿,细致地对一遍开发的实现效果,一对比就很容易发现问题。

再配上自己的走查清单,不仅事半功倍,并且能够让很多极端情况会出现的问题都无处遁形。

7.等产品上线后,要做项目总结和复盘工作

这些结论对于产品后续迭代和指导自己的设计工作大有裨益。这些总结逐渐沉淀,就会形成自己的经验和方法论。

△ 设计流程化

总之,前期加入研究环节,后期做些分析总结,基于个人的流程化工作方式一旦建立起来,终身受用。

五. 善于深度思考,注重知识管理和学以致用

当然,从长远来看,要想取得高效的工作模式,除了建立良好的习惯和工作流程外,还需要深练内功,在思考和知识管理及应用上下功夫。

深度思考比勤奋更重要。你会发现一个问题:很多时候,对于一些网文或者碎片化知识,看似自己读了一遍,觉得都懂,但是真正到用的时候发现自己并没有掌握。这是为什么?因为我们处于信息大爆炸时代,很多信息都是走马观花似的,并没有真正内化为自己的知识。

所以,我们要学会通过自己的思考甄选有价值的信息,注重这部分信息和知识管理。比如我会对自己认为好的公众号文章,直接添加到云端笔记里。然后我会定期去重读这些文章,做上自己的笔记和注解,并根据我的知识结构做分门别类的管理。

重复阅读的目的是为了更好地理解和消化这些知识,自己在旁边写笔记或者分析的好处都是加上了自己的思索和印记。就是想通过关联分析和深度思考,用自己的语言去解读和批注,将这些信息逐渐转变为自己的知识。

通过思考/复习和知识分类管理,逐渐将那些外在的知识添加到自己的体系内,融会贯通。在此基础上,有目的去在项目中运用之前学到的东西。只有运用了这些知识,它才真正属于你的。

如果你一直重复:阅读-思考-做笔记-管理知识-运用知识,这样的学习路径,你会发现你走在了一条快速积累知识和提升能力的路上,越走越高效,越走越专业。

总结

乔布斯曾说:人在三十岁前养成习惯,三十岁后习惯造就你。

产品设计人员在工作刚开始的前两年,最重要的就是好的思维方式和工作习惯的养成,通俗讲就是职业化。要想做到高效输出,一定要在工具使用、规范、时间、任务管理、设计流程和方法以及知识管理和应用上多下功夫。

很多人都认为,一个新人是否进步的快,除了其本人天资和公司项目外,另外就是跟的导师很重要。导师的重要性,主要就在于你可以学习导师的工作和思维方式。

学,然后青出于蓝而胜于蓝。

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