告别找文件的崩溃！揭秘资深设计师都在用的高效管理体系

一、全文速览图

作为设计师，想必大家应该都遇到过这些情况：

场景1：客户着急要项目源文件，你打开项目文件夹滚动鼠标左找一下，右翻一下.......噢，终于找到了。

场景2：今天同事请假，需要你帮忙打开他的电脑修改下设计文件并发送给客户，你按照同事的存储位置好不容易找到项目文件夹，结果打开一看里面效果图、导出图、素材还有好几个版本的源文件，此时，需要修改的设计文件还在寻找中，内心就一股无名火.......等到找到需要修改的设计文件时，光是理解图层分组和标注就花费了十几、甚至二十多分钟，协作效率低到怀疑人生。

如果我们每天都在和混乱的项目文件、模糊的稿件管理、低效的团队做斗争，那么宝贵的创意时间肯定会被淹没在无尽的“找文件-确认版本-解释图层逻辑”等这些消耗型事件里。这不仅消耗了设计师的精力，也拖慢项目进度包括沟通成本的无限增加，甚至可能因交付错版本而影响客户信任。

所以，今天给大家分享下我自己的一套全流程管理体系（从需求接收到完稿归档），这套体系包含了项目管理路径、项目文件管理体系和设计稿管理体系三大块儿内容；是我工作多年不断摸索的一些分享心得，同时也是在日常工作交付和团队协作中经过验证的一套完整工作流。

二、项目管理路径

首先，我以2025年5月份所承接的项目总文件夹命名路径为例，向大家展示下两种不同的存储路径：

图a，可能是大家都经常进行存储的一种项目管理模式，图b，则是我个人比较倾向的一种路径存储管理模式。那么，对于图a、图b来讲各有各的特色：

图a 优势：可以按[月度]文件夹查找所需项目文件归属，文件路径清晰可见；

劣势：从[2025年]文件到所需设计项目文件夹操作路径多一步，时间消耗久；

图b 优势：从[2025年]文件夹打开即可看到这一年每个月的项目名称列表，对每个月所承接的多个项目都详细到注明年月日（如，20250506-Project bk）。操作路径减少，提高了查找文件的效率；

劣势：如果每个月项目比较多时，打开[2025年]文件夹时可能会对视觉呈现不太友好。

而我之所以倾向图b的路径管理模式是习惯打开[2025年]文件夹时看到所有项目名称列表，既减少操作[月度]文件夹这一路径，又能在打开[2025年]文件夹那一霎能感受到满满成就感，就会督促自己下一年更要继续努力。不管哪一种项目存储管理路径，大家可按自己的习惯及项目特点进行相对的路径存储即可。

三、项目文件管理体系

接下来，我以项目【20250702ProjectXX】为例进行文件管理的分享，我会先对此项目进行8个文件夹的建立如下：

1. 项目需求+资料
2. 素材搜集
3. Link
4. 样机
5. 设计稿
6. 视觉稿
7. 效果图
8. 完稿归档

1. 项目需求+资料

主要是对项目前期准备工作所需的文档进行梳理归纳，包括了设计需求表、产品标签、刀版文件、产品文案（含品牌Logo/vi手册）、品牌合作方资料（合作联名等资料）。

对于有些资料客户暂时没能给到的，比如，“产品标签”或者“刀版文件”我们可以先把文件夹建立好，等资料齐全后再放进相对应的文件夹。

2. 素材搜集

这个是我们设计师在每个项目中普遍会用到的一项搜集工作。对于素材的管理，我会把[素材搜集]文件夹再细化为两个文件夹分类：矢量素材（ai/eps）和图片素材(psd/tif/jpg/png)，避免打开[素材搜集]文件夹后一团乱。

素材搜集细分的好处是后期查找可以按种类（格式）快速检索，我之所以分两类文件也有考虑到包装设计风格的定位需要。

3. Link

这个文件夹大家都不陌生，主要存储一些设计定稿方案中处理好的图片链接素材，同样的我会先按格式进行细化建立(jpg/png、psd、tif）等文件夹，除了设计协作过程的使用，也便于后期印刷校对色样时制作人员对链接文件的调色使用，特别是后期对文件分层的单一调色节省很多时间。

4. 样机

承接客户的项目时，在前期的沟通中客户会明确他们想要的包装外观造型，一种是他们既定的包装造型，一种是让设计师根据项目定位自由发挥的包装外观造型。不管哪一种包装外观造型，我的个人习惯是在确定好包装样式后，在设计创意执行前对项目整体进行思路沉淀时先把样机模型建好，便于后期输出效果图的使用。

在这里，我是根据承接项目类型把[样机]文件夹细化分为内袋/盒子，把不同包装样式做下区别分类，避免后期文件的繁多混乱。

5. 设计稿

这是整个项目设计创意执行中最核心的部分，对于设计稿的管理上我会在对应[样机]文件夹细化的类目上对设计稿文件按照（x年x月x日 产品规格+产品名称+产品样式）的命名管理。

之所以用x年x月x日开头命名管理，是因为一个项目是有周期性的，而且项目需求可能是多样变化的。每一次客户的需求变化我会再新建一个设计稿，同时保留上一版的设计稿，做设计的朋友都清楚设计稿保留的重要性，因为你不知道哪一天客户的需求和方向选择又返回第一版或某一版。所以一定要存储好和保留好每一次需求的改版设计稿。而在最终定稿版的文件我会在文件命名后面加上（定稿）两字，如图中的[20250713 产品规格+产品名称+产品样式（完稿）]，以此区分于前面的过程稿。

6. 视觉稿

此文件夹里主要储存设计稿导出的视觉文件，包含jpg/pdf等格式，同样对应[样机]文件夹细化的类目上对视觉稿先进行日期[x月x日]文件夹建立，打开后会是当天对设计稿进行设计或优化导出的视觉稿。

这里输出的视觉稿主要用来给客户查看完整设计的视觉平面图或者发送给信息审核人员查看，jpg或pdf的格式便于随时在不同电子设备端都能快速看到平面设计图；其次，导出的设计稿也可以用来打印临时小样，根据小样上的视觉效果来对字体位置、大小、转折面折叠完整度等小细节进行优化调整，至于颜色的校对可以到完稿结束后在印刷厂制版打样来校对。

7. 效果图

这里的文件管理和视觉稿同步，在对应[样机]文件夹细化的类目上对效果图同样先进行日期[x月x日]文件夹建立，随后每次可按当天对设计稿设计或优化时间进行效果图的输出存储管理。

8. 完稿归档

这是整个项目完结时，对设计稿、效果图、视觉稿、Link文件进行最终版本的文件归档管理。其中设计完稿的Ai文件要进行转曲和未转曲的两个版本进行存储，便于后续包装设计升级时可根据未转曲文件进行编辑和修改。

以上是我对“项目文件”的一整个管理体系，当然我的分享并不适用于每一位设计师，但是可以提供给大家项目管理的逻辑框架。比如说，为什么我会把[样机][效果图][设计稿][视觉稿]单独建立文件夹？大家知道[样机]作为模型建立后它就是一个辅助工具，不需要每次优化模型，但[效果图]和[视觉稿]都会随着每次[设计稿]的优化调整需要重新输出，所以我也是根据项目特点进行分类存储管理。

另外，我的多目录分类管理对团队之间的协作是非常友好的。不管是发文件给客户或者是团队之间的协作，都得到了很好的印证，能快速、高效地为大家节省“找”文件的时间，更清晰快速地找到想要的文件。

四、设计稿管理体系

“项目文件管理体系”的框架搭建让需求、设计稿、效果图、视觉稿、完稿等各归其位，但对于设计师还不足，真正的设计效率瓶颈，可能是设计文件（AI/PSD）本身。接下来，我为大家分享“设计稿件管理体系”，此前我在《包装设计规范（食品篇）》这篇文章中也和大家简单提及到“文件命名格式”和“设计稿标注规范”，这次对设计稿从“命名规范”“标注规范”“图层管理”三个纬度进行详细的阐述。

以下以包装设计稿的AI文件为例进行分享：

1. 命名规范

关于设计稿的文件命名前面也提到了，这个大家因人而异根据自己的习惯命名，但目的是方便自己和团队之间的协作，减少沟通成本。

我习惯性把设计稿的文件命名结构为【x年x月x日 产品规格+产品名称+产品样式】x年x月x日——以时间定位开头，非常利于对项目的检索查找，也便于回顾项目设计执行的启动时间，在未来完稿归档时可根据项目周期占比时间进行项目复盘总结。

产品规格——除按计量方式计算外的食品包装都有明确的规格（净含量/规格），比如300毫升的xx、280克的xx、15杯的xx等。之所以把产品规格也纳入设计文件命名结构的一部分，是因为有时承接到客户的设计需求需要对同款产品有着不同规格的设计，那么此时产品规格的标示会让我们更清楚该设计稿的设计内容及后续的文件查找。

产品名称——毋庸置疑是文件命名的重要组成部分，是设计稿文件命名的核心。如果产品名称较长的情况，也可根据自己习惯提取几个关键词对产品名称进行概括命名。

产品样式——主要是包装外观造型容器的统称标注，比如“自立袋”“瓶标”“外箱”“条带装”“内袋”等，是用来区分一个设计项目所包含的各种规格样式的设计。假设为[Project cc]设计项目的多规格进行设计稿的文件命名规范，如下：

20250309_28克_Project cc_条带装

20250309_28克X20包_Project cc_自立袋

设计稿的文件命名其实是个很重要的视觉信息流程设计，能让使用者在打开项目文件夹后快速捕捉到设计稿文件的重要关键点信息。

2. 标注规范

设计稿的标注规范是团队高效协作的关键通用语言，无论是品牌方和外部设计团队的设计协作，还是新成员或跨部门的内部文件交接，又或是设计稿转化为印刷物的落地实现。清晰、标准的标注规范能大幅度降低信息误差，让协作效率提升50%。

设计稿的标注规范一般包含以下几个信息要素：

1. 基本信息：项目名称、成品样式、设计师姓名、完稿日期（确保版本可追溯）
2. 印刷参数：成品尺寸、印刷色标（潘通色号/cmyk）、材质/工艺及特殊工艺标注说明（如烫金/局部UV/击凸等）
3. 确认签字：项目负责人签字确认及版面是否确认印刷等签字确认信息

3. 图层管理

图层管理应该是所有设计师必须重视的设计操作习惯，再好的设计创意（AI/PSD文件），若是因为文件图层管理的混乱也会在使用期间、或者后期查找、修改时降低整体效率。

我一般在AI设计稿对于包装设计文件的图层管理分享如下：

1. 标注规范（文档说明）
2. 刀版线
3. 工艺（标注说明）
4. 主视觉（Logo/画面/卖点）
5. 文案（产品名称/营养成分表等）
6. 背景（专色背景或图片底色）

规范的图层管理非常重要，有以下好处：

1. 提高自己的工作效率，习惯性的建立图层分层和命名可以减少找图10分钟，改图2分钟的尴尬，让专注力回归设计本身。
2. 对于内部团队新成员的接手能够快速理解文件结构，降低交接成本。
3. 对于外部团队协作，发送给客户的设计稿件能因为设计稿管理流程的清晰可控，减少返工和错误，提升交付质量与客户满意度。
4. 对于印刷厂制作人员进行制版分色处理时，图层管理的清晰标注和命名在印前协作上有非常友好的体现。

结语

建立这套从需求到完稿的高效文件管理体系，绝非仅仅是整理文件的技巧。一个成功的设计项目不只是体现在好的设计创意，还关乎设计落地的专业流程管理。从项目管理路径、文件管理到设计稿管理建立的一整套项目管理体系更多的是作为设计师的专业且职业化的体现。

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