前言

会议是企业员工制订工作计划、同步工作进展、进行信息协同的主要途径。员工需要快捷的组织会议,企业需要对会议室进行高效的管理。目前公司内部围绕会议室也存在着许多问题:会议室资源浪费:线上预定不到、线下会议室无人使用等等。为了提高员工的会议体验以及行政人员管理效率。设计侧联合产品及业务在 Q3 对整个会议系统进行体验优化。本文将分享记录本次会议室项目中的的一些设计思考和过程。

设计目标推导

1. 了解业务才有发言权

由于企业内部产品的独特性,设计师需要跨团队且全链路的参与其中。在整个链路里设计师在每个环节都要挖掘和贡献价值。作为设计师不能只做需求的接受者,只有对业务有充分的了解才能提出合理建议,否则脱离了业务,设计工作将无实质意义,即无法解决用户需求,也无法帮助企业带来管理效率的提升。

58项目复盘!企业内部会议系统改版总结

在这个项目里我们首先对北京总部两栋楼的线下会议室进行了 2 周的实际使用率走查。根据走查结果我们发现会议室的有效使用率较低。设计内部也针对会议室进行了一系列的竞品调研并与产品团队及行政同学进行了问题对焦和项目确立。

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通过对目标用户的多维度访谈。挖掘出行政人员和企业员工在开会场景中的不同痛点并进行了梳理归纳。

2. 明确设计目标

通过前期用户访谈及调研分析确立了产品方向和改版规划。我们把提高会议室使用率、扩展会议室信息、提升与会人员体验作为我们这次改版的核心目标。

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设计方案实施

1. 提高会议室使用率

明确了设计目标之后我们把提高会议室利用率作为最优先要解决的问题,对比旧版会议预订系统我们发现一个比较严重的问题。旧版会议预订是以半小时为为最小预订时长的。这样的颗粒度明显会造成会议室资源浪费。

举个例子:假设员工 A 定了会议室,因为各种原因员工 A 在会议时间 5 分钟内没有进行签到或主动释放,虽然该会议室实际没有被使用,但是在系统中其他用户只能预订员工 A 会议开始时间的下一个半小时。这就造成了该会议室至少 25 分钟的浪费。这个 25 分钟看似微不足道,但是以全国庞大的会议室数量为基数那就不一样了。所以这次改版我们缩短最小预订时长从 30 分钟调整到 15 分钟。

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通过后台数据及访谈我们发现:员工预定会议室一般都会预定 120 分钟时长,但是实际使用时间不足 60 分钟的占比 40%。这其中有一部分会议室并没有被主动释放。于是就造成了该会议室有 60 分钟被浪费。为了更好的解决会议室释放不及时的问题,我们新增了会议室抢占功能。用户通过扫描无人使用会议室的签到码即可进行抢占。另外会议室预定人可以对会议室进行锁定,锁定的会议室不会被抢占。

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2. 扩展会议室信息

旧版会议室预订系统中会议室信息只包含名称、楼层、容纳人数这三项信息。结合前期的用户访谈和意见反馈,我们对会议室进行了信息扩展,增加了会议室照片、位置导视,会议室设备等信息。帮助用户在使用会议室前能更了解该会议室的详细情况,并解决会议室不好找的问题。

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3. 提升与会人员体验

同时我们将会议预订系统、邮件系统、日程系统、会议签到系统进行整合和数据打通,通过多维度的连接增加了信息同步和信息触达。避免用户在使用时频繁切换多个系统,有效的提高了工作效率。

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用户通过会议预定系统可直接向参会人发送会邀邮件,会议室预定成功后参会人的日程系统也会同步创建这个会议的日程。会议开始前 15 分钟日历系统会通过 Push 消息对用户进行有效提醒和通知。

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智能化探索

作为日常工作沟通载体的会议室日趋智能化发展。本次项目中我们也对会议室智能化进行了一系列的行业调研及硬件厂商对接,我们明确了会议室真实使用状态是首要解决的问题。当我们真正获取了会议室状态后才可以在会议室系统中进行更多可能性的尝试。行业内的解决方案是通过红外设备或是雷达设备进行检测。最终选择了两家硬件厂商,使用两种类型的设备分别在在公司搭建完成了两间测试会议室。

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相信不久的将来通过智能设备与其他会议设备和系统的连接,一定能够给用户带来更优的参会体验,并为组织提升效率、节约成本。

总结

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上线后我们对数据也进行了追踪,北京总部从 10 月 14 日上线至今,每周会议室日均预定量涨幅 26.2%、主动释放率提高 11.7% 、释放后被利用 230 小时。抢占功能利用时长平均每周 54 小时。参会邀请日历创建数增长 27%。

整个项目过程中,从前期产品方向的目标到设计链路的梳理;从用户到业务场景的布局;设计中更多的体现是对整个产品节奏的把控能力。产品改版上线只是开始,下个阶段我们会聚焦在智能化会议室的探索中,继续围绕目标用户为他们提供优质的服务的同时帮助企业带来管理效率的提升。

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