掌握这4个沟通技巧,让项目推进更顺畅!

引言

在项目开展的过程中,沟通至关重要。良好的沟通可以使项目进展更加顺畅,避免因沟通不畅而产生的误解和冲突。作为一名交互设计师,我们平时工作中需要与多个团队成员进行协作,因此掌握一些有效的沟通技巧可以帮助我们更好地推动项目进展、节省时间,提高工作效率。以下将根据自己的工作经验从 4 个方面来分享:

  1. 沟通的本质
  2. 沟通的底层逻辑
  3. 沟通的事实
  4. 职场沟通的场景和应对

更多沟通技巧

一、沟通的本质

1. 沟通在于建立信任关系

  • 成功的沟通并不在于多说话和说漂亮的话,而在于能不能和他人形成信任关系
  • 描述事实,打开沟通的大门

2. 沟通在于扩大共识,消除盲区

这里借用乔哈里的沟通窗理论描述如图:

掌握这4个沟通技巧,让项目推进更顺畅!

3. 沟通是无限游戏

良好的沟通,不在于此刻,而在于未来要面对的所有时间。

良好的沟通,不在于你能否能达成眼前的目的,而在于你能否不断为未来创造新的机会。

对于第 1 点,有没有发现在工作对接中,假如我们已经对他人建立起了信任关系,合作起来非常顺畅,有问题就沟通问题,不会掺杂事情本身以外的其他情绪。假如一开始信任关系没有建立起来,合作过程中难免会发生你质疑我,我不信服你极限拉扯的局面。

第 2 点,比如我们拉项目评审会议的一个重要目的其实就是扩大共识,消除盲区。从而使本次项目中各自存在的疑点得到解惑,达成共识,无歧义的情况下,分头行动,高效完成任务。

所以,在这个过程中,有任何不明白的问题,各自都要提出来,不要害怕暴露自己不知道的东西。要是因为自己的理解有问题又没有及时提出,最后做出的东西有偏差,那才真是不明智、不负责,浪费团队时间精力的行为。最后的大锅你不背谁背?

第 3 点,尤其是对于销售行业,或许会更加有共鸣,当我们跟他人建立了一个良好的沟通基础时,即使今天成不了生意,来日他也有可能是你的潜在顾客。所以,良好的沟通有时不在于眼前这会儿是否达成了目的,而在于是否会给未来创造了新的机会。此时我可能跟你没有合作的机会,来日对接的时候,就有可能会减少双方很多沟通磨合的时间成本。人生没有白走的路,每一步都算数。

二、沟通的底层逻辑

职场沟通的特点:不是为了说话而沟通,是为了解决问题而沟通,在工作中沟通主要有以下几个关键环节:

  1. 倾听:沟通的起点是倾听,听懂对方的意图是沟通的基础。
  2. 确认需求:用自己的话复述一遍需求,确保自己听懂了。
  3. 回应需求,回应计划:先肯定需求的合理性,并且给出继续往前推进的行动计划。
  4. 开放性结尾:指的是能够引导人们深入探讨、思考,通常不仅仅是简单地肯定或否定答案,而是促进大家思考和发散思维的结果。这种结果有助于促进创新和解决问题,后续把双方的互动持续下去。

针对第 1 点,下面举个例子展开说一下,概念引用刘润的《底层逻辑》。当我们描述⼀件事情时,有三个⾓度:

  1. What(是什么)
  2. Why(为什么)
  3. How(怎么办)

这是三个非常神奇的词,很多人在表达中容易混淆它们,最后就会变成这样的情况——我觉得我表达得很清楚,但是对方却完全没听明⽩,或者对方说了半天,具体想要表达什么,听到尾也没听到重点。如果我们在描述一件事情的时候,能把What、Why、How区分清楚,对⼀个人来说就是⼀个巨巨巨巨大的提升。当你所表达的和对⽅想听的相匹配,你们的沟通才是有效的。

举个例子:当小 A 向客户讲解如下图这个页面时。

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客户: 这个页面是什么?

小 A:是为了让用户可以方便、快速地进入应用程序,提高用户的使用体验和满意度。

此时客户一头雾水,眉头紧锁,欲言又止,好像懂了,又好像没懂。为什么会出现这种状况呢? 其实客户此时想听的是 what,而不是 why。如果给客户刚才提的那个问题用 what、why、how 做一个分类,应该是这样的。

如果是关于 what 的问题,则应该是:这个页面是什么?

如果是关于 why 的问题,则应该是:这个页面为什么会存在?

如果是关于 how 的问题,则应该是:这个页面是如何实现的?

客户问的是关于 What 的问题,而小 A 给的是 why 的答案。这个时候,他只要回答这个页面是登录页面就行了。真的,很多时候,我们会着急回答,解释说一大堆并不是对方想要的答案,有时会被对方无情地打断,甚至沟通交流中止。建议接到问题先不要急着马上做出应答,先保证自己听懂了,大脑快速分析一遍,尽量不要出现答非所问的尴尬局面。

三、沟通的事实

沟通的事实实质是指向信息传递效率的问题。语言文字:7% 语音语调:38% 身体语言:55%。

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尤其是有些是跨地域协作办公的小伙伴,平时可能没办法面对面交流,有些重要的信息为了使其传达效率更高、准确性更高,能够通过在线会议或者电话沟通的,就尽量不要打字。如果是同一个办公室的,就多走几步,面对面去沟通交流,保证信息的一致性,后面的产出才不会出现由于理解误差的问题,而返工的现象。

举个例子:

背景:这个同事当时是在银行驻场,他需要展示其中的一个功能,打开我们发过去的链接后,怎么都找不到那个功能,深圳这边的好几个同事都看了,链接没有任何问题,功能也能详细查看,但是他就是看不了,期间又是检查浏览器,又是排查 axure,怎么都无解。最后发现两个模块长得太像,他点错入口了,中间来来回回花费了一个多小时。

后来复盘这件事发现,下次遇到这种情况,要立即跳出问题本身,换另外一种沟通方式。可以快速拉一个腾讯会议还原一下问题所在,这个相比于文字交流绝对是比较高效的办法。

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四、沟通的使用场景和应对

1. 赞美别人

职场中称赞别人,不是一种盲目的肯定,也不仅仅是一种对别人价值的认可。列夫托尔斯泰说:称赞不但对人的感情,而且对人的理智也起着很大的作用。

赞美的方式有 2 种:

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赞美别人不仅仅是可以维护好同事之间的关系、认可他人的价值,在我看来这只是非常小而简单的其中一点。从大的一方面来说,也能体现我们做人的一个胸襟,证明你能看到“美”、你热爱这个世界。爱这个世界的意思不是相悦,而是你懂得看到美,而且是真正看到美的那一面,看到它在哪里,你愿意在那个框架底下把它给更加展现表达出来。

2. 说服别人

职场上的说服不是简单的“同意”,而是真心的“认同”。

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3. 求助

富兰克林效应:相比那些被你帮助过的人,那些曾经帮助过你的人会更愿意再帮你一次。职场中的求助本质即发起协作。那什么样的求助可以帮?

第一:帮得了

第二:值得帮

值得帮的前提是你自己在这个问题上面已经做了最大的努力,其次是一个懂得感谢的人。

举个例子:Waley 叫我跟进一个项目,但是这部分之前是鹏鹏做的。对于背景和业务我不太熟悉,想让他帮我梳理下,那我如何才能让他更愿意帮我? 做法是:对于这部分的资料自己首先肯定得提前看一遍,清晰标注出哪些不懂的点,哪些已经懂了,哪些有疑惑。不懂的点让他详细讲解,认真倾听。已懂的点跟他确认是不是自己理解的这样,如果是错误的,让他帮助更正。我们这样做,无非就是让别人感受到我尊重你的时间和精力。因为我知道别人没有义务帮我,在自己已经做了最大努力的前提下,再向他人发起求助。

4. 提意见

提意见的目标不是为了让对方在行动上做一些改变,而是建立双方的信任,强化双方的关系。

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5. 拒绝

在项目中,作为交互设计师,有时候可能会面临需要拒绝某些提议或请求的情况。以下是一些在沟通中表达拒绝的方法和技巧:

①用积极的语言表达拒绝:在表达拒绝时,使用积极的语言可以帮助缓和可能潜在的冲突。可以使用肯定的措辞,例如“我们目前的重心是…”、“我们正在专注于…”等,强调当前的工作重点,并说明拒绝的决策是出于团队和项目的最佳利益考虑,而不是根据个人的喜恶来盲目做的决定。PS: 我们既然在一个集体里生存,肯定是要遵守它相应的生存法则,有时候也不得不出让⼀部分⾃⼰的选择权和决策权给集体。

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②解释原因:在拒绝时,提供明确的原因可以帮助对方理解决策的合理性。解释原因时应该客观和具体,避免使用模棱两可或含糊的表达。例如,可以说“由于时间紧迫,我们无法在当前阶段加入新的功能”或“根据用户调研结果,我们认为这个设计不符合用户体验需求”。

③提供替代方案:在拒绝时,可以提供替代方案或建议,以显示合作的态度并尽量满足对方的需求。例如,可以说“虽然我们无法实现您提出的方案,但我们可以考虑其他方式来达到相似的效果”或“我们可以在未来的版本中考虑加入您的建议”。

④保持专业和尊重:在拒绝时,要保持专业和尊重的沟通态度,避免情绪化或激烈的语言。尽量避免使用否定性的措辞,而是采用中性和客观的表达方式。同时,要注意语气和语速,以避免让对方感到被冷漠或不尊重。

⑤与团队成员讨论:如果需要拒绝某个提议或请求,最好在团队内部进行讨论和确认,确保团队在决策上达成一致。这样,交互设计师在与对方沟通时可以更加坚定地表达拒绝,同时展现团队的合作和专业精神。

当然沟通在工作中的使用场景不仅仅以上那些,还包括一些其他的场景,比如出现矛盾时如何调节、某次会议如何即兴发言、怎么领任务、如何汇报工作、跨团队沟通这些。

五、总结

正如列夫托尔斯泰笔下的人物一样,一个拥有良好沟通技巧的交互设计师就像是一个受人尊敬、精通交际的人物,能够在团队中获得更多的信任和支持,更好地完成工作。因此,作为交互设计师,除了掌握专业技能外,还要注重提升自己的沟通技巧。精湛的沟通技巧,能够帮助我们在繁忙的工作中,更好地理解用户的需求、调整产品方向、提高工作效率。以上,共勉!

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