刚来京东的时候,时常会被这些问题困扰:“在多人协作的需求处理中,如何明晰进程?” “如何让协作者直观、全面了解需求背景,提高沟通效率?” “如何在多人参与设计情境下进行设计走查协作,提升走查效能?”“如何清晰掌握需求迭代时间、数据效果等,避免协作者一问三不知的尴尬境地?”

在经历过京东领券中心、京东 T 级互动、1 号会员店等业务的协作工作后,对于协作效能这个话题有了些许感悟,借此篇文章将感悟沉淀为一种可复用的表格实践方法,与各位共勉。

本文内容主要为:一、协作效能名词释义;二、4 张表格助力协作效能提升

用4张大厂表格,帮你有效提升协作效率!

协作效能名词释义

1. 什么是协作?

协作通常指人们以共同目标一起工作。

2. 什么是效能?

《现代汉语词典》中记载,效能是事物所蕴藏的有力作用。即人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的效率和效果,它反映了所开展活动目标选择的正确性及其实现的程度。效能是衡量工作成果的尺度。

3. 什么是高效能?

在《高效能人士的七个习惯》书中,作者 Covey 提出高效能=产出与产能的平衡(P/PC Balance),他采用了一个生动的寓言故事来帮助读者理解这个概念:

有只鹅能生金蛋,每天只有一颗,但是有个农夫因为心急,就把鹅杀了掏蛋,结果反而鹅死了,蛋也没了。

这里鹅就是产能 PC,蛋就是产出 P。太过注重想要加快生蛋(P),就会杀死鹅(PC)。

但是如果过度注重鹅(PC),蛋就会减少(P)。

只有找到鹅和金蛋的完美平衡,才能同时得到金蛋和健康多产的鹅。

因此,为了提升协作效能,应该找出协作产出和协作产能的平衡点。

即对时间、精力有所掌控,知道协作目的是什么,知道协作事项的价值排序并且懂得让别人舒服同时双方获利的方式,同时不断迭代更新。

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那么,如何实现呢?

4 张表格助力效能提升

日常设计需求处理中,通常会经历四个过程:

  • 前期沟通:接到需求、了解需求背景及相关人士、明确需求目标、确定需求排期;
  • 需求处理:基于了解到的需求进行设计分析思考、推导设计方案、输出设计稿、设定衡量数据指标以及记录 PRD 等相关文档链接;
  • 上线走查:协同相关设计成员对照设计稿进行流程、信息、状态等细节的实现审核,并同步给开发、项目、产品等成员;
  • 跟踪复盘:需求在上线后需要跟踪效果、复盘策略,随着多个需求的上线,需要我们具备可持续的跟踪方法。

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为了提升这四个过程的协作效能,我采用的是借助 4 张 CF 文档表格来实现:

CF 文档空间为京东内部员工可用空间,具有相同权限的成员可在云端同一文档进行编辑。

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1. 排期表格——让协作者明晰优先级与进程

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在需求前期沟通过程,我遇到的大致可分为以下两类:

  • 迭代需求:跟随版本周期,持续性迭代的产品需求;
  • 大促需求:具有固定的时间节点,一次性上线的需求。

两种类型的共性在于均有特定的时间节点、都需要满足业务目标和用户目标以达到最大效益,这意味着需要在有限的时间、人员基础上进行需求产出。人的精力是有限的,为了尽可能提升效能,用有限的人力来实现更大的效益,我们需要对可能的需求进行整体性评估:涉及需求的优先级、需求的目标以及需求的紧急程度和相关人员的投入程度等事项。

从今年的下半年开始,我们尝试在 1 号会员店、京东领券中心和大促互动等项目中投入此表格的使用。帮助我们实现了拆分模块、基于优先级并行协作完成项目设计工作,并助力项目节约了排期沟通时间成本。

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2. 需求方案表格——让协作者实时、便捷了解需求的关联要素

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在需求处理过程中,往往会涉及前期了解、梳理问题、制定解决策略、输出原型方案以及数据需要梳理这几个过程。之前的方案输出模式通常是采用图片格式的文件进行传输,但是随着需求处理的难度增大、需求增多、变动提升等不可抗力因素,文件传输的模式带来了一些较难避免的问题:

  • 版本混乱问题:图片模式的输出,在多次更改的情况下容易造成版本混乱,让协作人员较难同步知晓修改的最新版本,无形之中增加了沟通成本;
  • 大小限制问题:较大的设计方案有时会由于清晰度的限制输出较大的图片,一方面是占用邮箱容量,另一方面某些协作者的电脑支持度不够可能需要耗时较久;
  • 关联信息缺失问题:有些设计需要动态进行辅助,传统的单图文传输较难满足,需要传输多个文件,不易多数协作者进行查找。

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为了解决以上问题,我们在去年初的时候便开始尝试使用 CF 文档进行需求方案的输出管理,并形成了需求方案表格来清晰传达完整的设计方案及关联因素,通过链接传输的方式保障了文档保持最新的状态、通过表格模块拆解的方式保障了图片的大小在可控范围内,同时便于上传多种类型的信息要素,以满足不同时间段进入的协作者都可以最大程度了解整个需求的相关要素。帮助我们在方案输出过程中节约了不必要沟通成本,并提升了协作成员对于项目理解深入程度。

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3. 走查表格——TO DO list走查模式

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以往在设计走查阶段,主要由设计师发现问题、记录汇总递交对接人进行跟进的,这种处理模式在较少的设计走查工作中并不会有什么问题,但是不便于多人协作的场景。

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就在 1 号店品质升级为 1 号会员店的项目中,由于项目规模大(11 个研发条线,250+人参与,总工作量 3843 人日,实现 140+条需求)、时间短、复杂度高,且与 618 大促备战时间重叠,有较高的资源、进度和上线安全性风险,这些因素造成了我们设计走查的工作量巨大,也意味着传统的走查模式不再适用。

因此,我们尝试使用 CF 表格来进行设计走查工作。通过走查表格的运用,帮助我们在繁杂的走查工作中找到一种游戏化 TO DO list 的乐趣,并且协作成员们随时查看已提交的问题事项,即时同步对应的修改,降低了沟通成本并且保障了走查问题的顺利解决。

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4. 迭代跟踪表格——体系化需求管理

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这个表格是受到其他文章启发后开始运用到实际工作中的,简单说下它对我的帮助。

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自从使用了这个表格,对于每一项需求更加关注其背后的目标,而不仅仅是产品业务方提出的表象功能需要,每一项需求都应该有其存在的意义和价值,同时每个需求上线的数据反馈是证明其意义和价值衡量标准。这个表格聚焦于目标和数据的持续跟进,可以培养我们以始为终、闭环思考的态度。

例如,在领券中心券后 9.9 的需求跟进过程中,通过对业务线迭代的持续跟踪记录,不局限于单一需求的思考,而是从更为长远、更加深入的眼光审视每天面对的需求。同时让我对上线时间、上线后数据有了更为清晰的观测方式,更为主动的处理每一个需求。

用4张大厂表格,帮你有效提升协作效率!

以上就是文章的全部内容啦,这四个表格在需求全流程处理中帮助我节省时间、精力等沟通成本,并且培养我以始为终的体系化需求管理模式,不一定适用于所有人,但如果你有需要,不妨一试哦~!感谢您的观看,有问题欢迎探讨 Thanks♪(・ω・)ノ

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