对于大部分的设计师以及设计团队来讲,都会遇到每天有撸不完的图与不断提过来的需求,当中可能难免会出现遗漏而火急火燎去返工或者找补的情况,那如果规避这种情况以及如何应对设计中的突发情况呢?接下来我将通过自身的一些设计管理经验,从任务管理和项目管理两方面,跟大家分享下我的工作方法和解决策略。

任务管理

好的任务管理可以让你清楚每周每天都有多少砖需要搬,这些砖当中哪些是优先级最高的金砖,哪些是优先级较高的银砖,哪些是普通砖?可能搬着搬着还有临时增加的呢,所以好的任务管理才能让你更加游刃有余,并且自认为养成一个好的自我管理的习惯对自己未来的方方面面都有有很大的益处。

下面我介绍我利用工具管理任务的两种小方法 :

  1. 以月、日为维度,对任务进行日常管理,主要利用工具是笔记类软件,如「印象笔记」
  2. 以临时、长期持续、或者很久远以后的任务为维度,对任务进行适时提醒,主要利用工具是待办清单类软件,如「滴答清单」

方法一:印象笔记

我们可以在印象笔记里面创建两个文档,一个本周待办,一个每日待办(推荐使用印象笔记的超级笔记来创建,新的编辑器很好用)

设计师如何快速胜任新工作?来看这篇亲历经验总结!

下面是本周待办

  1. 罗列出本周需要处理的事情,并按照优先级和交付的时间节点安排大概的节奏
  2. 可以将每周都需要处理的事情和额外的一些非紧急的事件记录其中(此处内容也可以用待办清单来代替)
  3. 已有的规划或者包含较多待办的复杂事件也可以罗列进去

设计师如何快速胜任新工作?来看这篇亲历经验总结!

下面是每日待办

我会习惯创建完每周待办后,重新创建每日待办文档,继续细化每天具体干了什么,已经任务的完成度,所以我会以表格的形式去记录,表头可以按照自己的喜好来分类(这里按照我自己的习惯创建的表格为例,分为「todolist、时间、进度、备注」,通过 todolist、时间来大概分配时间安排一天的工作节奏,通过进度每天跟踪完成情况,而备注我一般拿来当一个待办清单来记录相关明细)

设计师如何快速胜任新工作?来看这篇亲历经验总结!

方法二:滴答清单

待办事件软件就是帮助你去记忆一些周期性的、临时性的事件(它还能设置提醒、反复提醒、一直提醒…直到你去做的提醒,很好地避免你因为事情太多而把一些事情给忘掉)

  • 周期性事件:每日点餐、每日复盘、每周总结…
  • 很久以后的事情:项目验收、转正述职、购物计划…
  • 临时新增的事件:产品改需求了…

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项目管理

常规的设计流程如下:

需求定位——产品 PRD 文档——PRD 同步所有人——交互设计——交互评审——视觉设计——视觉评审——开发——测试——Beta 版本——正式上线

但真实的项目在执行的过程中可能会遇到多种问题,可能你还是一个新人不了解公司业务不了解设计规范,也可能临时需求变更了、可能开发资源吃紧需要降级方案、可能设计时间被压缩需要分批输出等等,下面会根据不同的情况见招拆招一一讲解。

1. 时间+任务量的合理分配

当你拿到一个需求不管是小迭代还是产品从 0-1 都会有很多你需要处理的事,但如果你什么都想做一点什么都做不完或者做的不够满意,那最后看着交付时间越来越近,交付物却没有进展,压力会非常大。

前期你应该和产品沟通明确这次的需求范围有哪些?其次了解整个项目的时间规划是什么?

姿势 A – 时间宽裕任务适中:评估下需要执行的部分 → 确认优先级 → 完整输出交付开发 → 验收上线;

姿势 B – 时间紧任务重:评估下需要执行的部分 → 初步确认优先级 →与产品开发协定分批输出 → 开发进行的同时输出其余部分 → 验收上线;

姿势 C – 时间宽裕任务不确定性高:评估下需要执行的部分 → 优先输出框架结构给开发 → 视觉部分继续优化后续交付 → 验收上线;

2. 自我解决 寻找答案

遇到不明白的地方先自己想办法解决,千万不要自己解决不了还硬扛着,千万不要自己解决不了还硬扛着,千万不要自己解决不了还硬扛着

从资料中寻找答案:如果公司有组件库和设计指南,那么其中都有很多规范的文档沉淀和说明

向周围的人寻求帮助:刚来公司,你对公司、业务、项目的熟悉程度肯定不如其他人,不懂就问,一来二去答案找到了,你也和其他人熟悉起来了

3. 及时沟通 寻求帮助

在遇到自己短时间处理不了的情况的时候

预知风险:一方面你需要提前自己的 mentor 风险点,看看能不能做一些资源上的调配来保证项目的继续进行

协调沟通:另一方面如果确实会影响到进度的话提前告知合作方以及调整后的时间规划;

4. 风险管理 向上汇报

遇到重大的项目确实有很多的难点和阻力,需要及时向上汇报,与 MGR 沟通:

  • 项目重要程度
  • 项目难点
  • 目前进展

5. 自我调整 接受意见

不管是新人还是老手,可能你在项目当中遇到困难和阻力,内心会很受挫

不要气馁,允许自己犯错:只要这个错误不会造成巨大的损失都是能被接受的,调整好心态,从错误中吸取教训,后面再遇到就能游刃有余的解决;

接受意见:不要抱着抵触的情绪去看待对方的意见,对方也是站在帮助你解决当前苦难的角度在描述,虚心接受

6. 方案管理

尤其是大的风格升级或者视觉定义的时候,需要进行多方案尝试,方案之间的差异性最好大一些,能输出 2-3 个方案,每个方案都能分析出相对应的优缺点,有自己比较认可的方案之后拿去和其他人沟通会更加有倾向性,也更容易得到对方的认可

7. 大型的产品项目 / 产品迭代

产品提出产品规划和产品需求之后,设计侧也需要做出对应的设计规划,具体可落地的内容以及相应的时间节点,分阶段的去落实设计。

过程中业务方可能不太清楚你的输出节奏,所以要及时地去和多方(产品、mentor、MGR…)去沟通设计方案以及方案,多方达成意见一致之后,在最终向决策人提案汇报的时候就不会被轻易否定掉,即使被 diss,也有多方支持。

风险点:在项目前期就要明确最终决策人,合作方那边可能也会有不同的层级关系,所以过方案的时候把关键角色一起叫上,避免因为汇报对象不是决策人而导致最后方案不通过!

写在最后,好的习惯养成对于任务管理有很大的帮助,明确项目内容量、时间节奏、风险点能更好地对项目进行把控。

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