如何组织一场线上敏捷共创工作坊?来看大厂的总结(操作篇)

上篇分享了线上敏捷共创工作坊的筹备与策划,今天继续分享大家比较关注的线上敏捷共创工作坊的流程设计,以及在操作时需要的注意事项。

关于线上敏捷共创工作坊的流程设计,大家都有所了解或做过功能,也许困惑的是面对各种流程设计依然不知道如何操作,尤其是不同行业/不同公司/不同岗位组织的工作坊流程都不一样。在具体介绍线上敏捷共创工作坊流程前,先带大家整体感受下不同类型的敏捷共创工作坊流程。

如何组织一场线上敏捷共创工作坊?来看大厂的总结(操作篇)

选自《共创对话》

看似共创的流程随着共创目标变化而变化,但流程设计背后的底层逻辑是不变的,无论基于什么目标的共创工作坊,核心流程都遵循共创对话的双钻模型(发散-收敛-发散-收敛),应用与细化在线上敏捷共创工作坊中主要有签到入会-开场热身-内容输入-理解共情-发散解法-收敛决策。需要注意的是,虽然有六个核心环节,但是在重点环节和时间分配上差异较大。接下来,本文将依次分享各个环节的操作流程及注意事项。

一、 签到入会

像线下共创一样,参与者需要提前几分钟签到入场,线上敏捷共创工作坊也是如此。线下参与者签到是“身临其境”的,可以快速的进入到共创状态,但线上敏捷共创工作坊不具备这种天然的优势。因此,需要对该环节进行“线上化”调整,将线下“纸质签到表”调整为线上“签到画布”,不仅可以让参与者在线上场域集合,预先熟悉线上画布的操作,甚至能够起到暖场的作用。过往在组织线上敏捷共创工作坊中采用过 “主题式签到画布”、“互动式签到画布”,供大家参考。

1. 主题式签到画布

直接用共创相关的话题来破冰,让参与者用一句话或者关键词写下自己的观点并签名,同时,为了避免参与者不知道怎么写的情况,建议预先在画布中展示示例。如在家电家居联动线敏捷共创的签到画布中,签到打卡的方式是让参与者回答“你觉得装修最难的地方是什么?并签上自己的姓名”。如下图所示。

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2. 互动式签到画布

实际上是将线下纸质版的签到表和桌牌结合后线上化,以组为单位进行签到,核心流程是进入画布后每个参与者在画布上写出自我介绍,如姓名/岗位/部门/性格特征等,如果时间充裕,在全组成员提前到齐并完成自我介绍后可以线上投票选取小组组长,甚至取队名,促进小组内成员的线上互动。

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二、开场热身

俗话说“万事开头难”,线上敏捷共创工作坊亦是如此。开场热身环节作为线上敏捷共创的起点,虽然在整个共创中占用的时间短,但对整个共创的氛围与基调非常重要。具体流程设计有

1. 主持人开场自报家门

串场主持人简短的“自报家门”,让参与者知道“我们是谁/我们来自哪里/我们是做什么的/共创发起方是谁/邀请了哪些角色参与共创”,一方面,让组织者与参与者互相认识,另一方面,也可以让参与者在后续的各个环节遇到问题可以快速地寻求帮助。

2. 共创发起人介绍业务背景

该环节需要提前邀请并确认发起人,通常是业务老板,主要介绍业务的愿景/现状/目标/困境等,让参与者明白共创的业务价值,以及共创与自身工作或利益是相关的。之所以建议由老板开场,不仅仅是激励与鼓舞参与者,让参与者共同来想、共同来做关于他们自己的决定,同时也是“狐假虎威”,借助老板的“震慑力”,促进参与者在共创中积极参与、全情投入,让大家聚在一起真正的解决问题。

3. 主持人介绍线上共创原则

为了更好的共创氛围和共创产出,主持人要突出强调线上敏捷共创会的核心是“创”,而非“会”,是一场共创共识之旅,是一场贡献智慧解决问题的共创对话,而不是通常意义上的开会。具体包括以下几点:

  1. 积极参与到讨论中,大家的观点共同碰撞,创意加创意等于新的创意
  2. 告别社恐,勇敢的打开视频,充分表达自己的观点
  3. 抛掉身份,我们都是智慧大脑,思考与策略不限于个人职能,我们期待更多的碰撞
  4. 延迟评价,不要急于说不,可以说 Yes,and……
  5. 不仅要说出来,要充分利用共创画布进行分享。

三、内容输入

1. 业务输入

该部分由相关的业务方进行分享,帮助在场的参与者了解业务现状和亟待工作坊共创解决的问题,如在用户留存的敏捷工作坊中,业务从运营/数据/产品/商品等不同视角帮助大家理解业务面临的问题。

2. 用研输入

该环节由用研同学分享调研报告,为了让参与者对用户的理解是深刻的/形象的,常规的/线下的共创工作坊通常会输入完整的研究报告,甚至是讲述生动翔实的用户故事,但是线上敏捷共创工作坊受限于时间和形式,往往会压缩该环节的时长,通常直接分享精简版报告或核心的调研发现。除此之外,也可以将完整调研报告提前同步给参与者。

3. 注意事项

边听边思考:需要注意是的,在内容输入前,主持人要引导参与者“如何听报告”,强调参与者边听边思考,如“我之前不知道的”、“跟我之前理解的不一样的”、“对产品/业务创新有启发的”、“值得我关注的用户行为”、“值得我关注的用户痛点”、“我可以补充的用户场景”。其实,不难发现,在内容输入环节就已经开始引导参与者理解用户了。

时间的把控:由于由多个角色进行分享,在前期准备与收集材料时,分配并强调各角色分享的时间,输出重点结论,避免变成汇报,或延长时间。

四、 理解共情

理解共情,在内容输入与共创解法之间起到承上启下和过渡的作用,让参与者大脑开始活跃起来。流程是让参与者开麦补充,如果参与者比较害羞还没有进入状态的话,此时串场主持人可以点名自己比较熟悉的、平时比较活跃的参与者。该环节共情画布是重要物料,通常有任务描述/核心内容/补充区域三个部分构成。

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1. 任务描述

即参与者任务的描述,通常用一句话来形容,如在家电家居联动敏捷共创工作坊中任务描述是 “装修中还有哪些联动场景和用户需求/痛点”,在配送服务体验提升工作坊中任务描述是“你觉得在配送各个环节/触点下,还有哪些可能会出现的场景,请补充并写下来。”

2. 核心内容

核心内容通常是用研报告核心结论的可视化,让参与者高效吸收结论、理解用户,基于已有的调研,启发参与者补充更多的用户场景/需求,只有理解了用户,才能从用户角度发散解法。

3. 补充区域

该部分是预留的空白位置,让参与者将补充的用户场景/用户需求/用户痛点展示在相应的位置。需要注意的是,此时串场主持人要提示参与者补充画布/使用便签的注意事项。

  1. 一张便签只写一个概念/观点;
  2. 将便签放在画布相应任务的位置上;
  3. 建议直接复制画布中的示例便签,如画布中代表用户痛点/需求的红色便签。

五、发散解法

发散解法是线上敏捷共创中“最烧脑”的环节,也是组织者“最忙碌”的环节,需要引导员与主持人之间高度的配合与协调,接下来依次介绍该环节的流程与物料。

1. 流程设计

设计引导工具:发散是需要引导设计的,不能让参与者漫无目的、天马行空的共创,只有在明确的任务框架内贡献出来的点子才是有用的,通常借助用户旅程图/焦点研讨法/亲和图法等引导工具,视具体情况灵活采用,本篇文章不展开介绍三种任务流程的设计。如按照用户旅行图设计,针对需求唤醒/查找商品/了解商品/购买售后四个环节下用户的痛点/需求发散解法。

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分配发散任务:除了引导工具的设置,还要将具体的环节或任务分配给不同的小组,尤其是需要发散的内容较多时,如果不分组可能会导致每个环节发散不到位,尤其是对时间也不宽裕的线上敏捷共创而言。如在以用户旅程图为发散工具时,A 组任务是对需求唤醒和查找商品 2 个环节共创解决方案,B 组任务是对了解商品和购买商品 2 个环节共创解决方案,“责任到组”才有可能共创出“保质保量”的解决方案。

讲解发散流程:由串场主持人讲解分组后的流程及时长,由以下三个环节构成。

  1. 个人观点抛出:设置为 5min,每人尽可能多的抛出想法或解决方案,可以在电脑/纸笔上记录;
  2. 小组延展新想法:设置为 30min,小组内每个成员依次解释与分享自己的想法或解决方案,其他成员可以边听边延伸,同步在画布上记录;
  3. 小组归类想法:最后预留 5min,对小组内的观点进行分类与整理,并选出小组代表在下一个环节面向所有参与者分享小组成果。

注意事项:发散阶段是串场主持人、小组引导员、场务小助手,高度配合的环节,在“幕后配合”上需要注意:

  1. 提前完成线上分组操作:由于是线上共创,需要场务小助手在线上会议工具(如瞩目会议)上提前进行分组操作,待串场主持人讲述“接下来以小组为单位讨论”后,直接将小组成员拉进所属小组。
  2. 分组后小组引导员引导:在进入小组线上会议后,小组引导员再次确认大家对该环节的任务是否有疑惑,如果有疑问则直接解答。
  3. 小组引导员组内把控:在小组讨论时,小组引导员注意关注小组内讨论的氛围,如果有成员不活跃,小组引导员可以直接点名,如果整个小组都比较“腼腆”,此时可直接建议顺时针依次分享。
  4. 全场时间协调与调整:小组引导员要把控和提示时间,如果还剩 5min 时大家觉得时间不够,需告知/询问串场主持人是否延长或者正常进入下一个环节,串场主持人根据整体情况,给出建议,可适当延长。

2. 发散画布

发散画布是参与者记录与展示想法的空间,是以小组为单位进行设计的,每组的画布主要有三部分构成,分别是组别(如第一组)、发散工具区(即核心内容引导发散)、名单区(小组成员和小组引导员姓名)、共创解法的空白区(即留给成员共创的空间)。

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注意事项:设计发散画布需要注意以下,

  1. 将发散工具的便签提前写好,如用户选购旅程图;
  2. 可以借助颜色区分组别,如第一组用蓝色、第二组用绿色等;
  3. 发散画布中的名单区,其实是代替了线下打印出来的桌签,不仅让参与者知道自己所属组,也是引导参与者将便签贴正确的位置;
  4. 用不同颜色的便签表示不同的内容,如灰色代表核心触点、红色代表用户痛点、黄色代表解决方案等,这样不仅让整个画布视觉上美观,更是能让各组参与者高效的整理观点。

六、收敛环节

1. 小组分享

类似线下工作坊中的走墙式分享,依次由各组代表分享小组的共创成果,同时小组引导员负责将组内的便签复制粘贴到收敛画布,线上敏捷共创工作坊为了节省时间,后分享的组建议只分享新方案/新解法,相同的方案不再复述。

2. PMO 闭圈式收场

PMO 收场主要是为了预约或者敲定落地方案及其资源,具体的方案细节后续进一步沟通,需要注意的是组织者需要在共创前跟 PMO 事先确认此环节。

最后,串场主持人感谢大家的时间、贡献的智慧,并告知后续将共创成果整理后共享出来,后续大家持续关注与共同推进方案落地。

以上分享了大家比较关注的线上敏捷共创工作坊的流程设计与注意事项,希望对大家有所帮助,也期待大家将该方法应用在实际工作中,欢迎大家留言交流~

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