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如何准备一场大规模、低风险的设计冲刺工作坊?

2019/06/02 评论区

随着设计冲刺(Design Sprint)在国内的发展,越来越多的小伙伴想要通过参加线下活动的方式来感受设计冲刺的魅力。冲刺引导师经常要考虑如何让小白更容易理解设计冲刺并有实践体会,所以工作坊的各个环节都会仔细考虑,设身处地去想象观众的体验,然后不断改进、丰富工作坊的内容。可以说,设计冲刺工作坊本身也是一种体验设计。

工作坊其实是一种互动性很强的思考和探讨方式,在追求深度交流的情况下,规模往往有限。而最近在厦门Women Techmakers(简称WTM)社区举办的线下活动中,我们面临的挑战是:组织一场预估人数在200人左右的设计冲刺工作坊。

由于该工作坊是大型活动中的重要环节,参与人数多,时间和场地有限,现场不可控因素很多,如果不经过认真的设计,可能会引入很多风险,导致观众在工作坊中得到糟糕的体验。

为了避免出现「教学事故」,我们在前期做了很多的沟通和设计工作,在充分的准备下实现了一个流程清晰顺畅的工作坊,并且得到了许多积极的反馈。

如果你也想在大型场合下利用工作坊来推广设计冲刺的理念、甚至是其他创新理念,那么本文可以带你感受设计工作坊中得到的趣味体验,并提供一些灵感启发和有效建议。

从一句话需求开始

一场工作坊的开始往往是来自一个「简单」的需求,而随着设计的深入,渐渐发现背后的需求越来越复杂。拿这次厦门的工作坊来说,最开始需求只是一句话:

「周六在厦门WTM活动中有一场2小时的设计冲刺工作坊。」

而随着不断的沟通和确认,需求渐渐有了变化,很多细节丰富了起来:

「周六在厦门WTM活动中有一场2小时的设计冲刺工作坊,观众多为女性工作者,规模是200人。」

「周六在厦门WTM活动中有一场2小时的设计冲刺工作坊,观众多为女性工作者,规模是200人,观众无设计冲刺的基础,本地可协助的master有1~2位。」

「周六在厦门WTM活动中有一场2小时的设计冲刺工作坊,观众多为女性工作者,规模是200人,观众无设计冲刺的基础,本地可协助的master有1~2位;希望以科普知识点为主,辅以设计冲刺基本原则的体验。」

「周六在厦门WTM活动中有一场2小时的设计冲刺工作坊,观众多为女性工作者,规模是200人,观众无设计冲刺的基础,本地可协助的master有1~2位;希望以科普知识点为主,辅以设计冲刺基本原则的体验,让观众体验到设计冲刺是很好的工作方式,帮助大家拓展思维和认知。」

当你把需求展开进行分析时,发现每一个沟通阶段都能挖掘出更深的内容。这里建议引导师去询问并回答以下几个问题:

  • 活动的目的是什么?
  • 受众的用户画像是什么样的?
  • 最希望观众从你的工作坊中带走什么?
  • 需要哪些资源?
  • 有什么客观条件限制?

当知道这几个问题的答案时,你就可以把一句话需求扩展得更加具体了。

设计工作坊也是一场设计冲刺

这句话说起来有点绕:我们要用设计冲刺的方式来设计一场介绍设计冲刺的工作坊。既然介绍设计冲刺的理念,那么我们本身思考和工作的方式也是可以借鉴设计冲刺的。以「定义问题 -> 聚焦问题 -> 发散方案 -> 聚焦方案」的模式进行。

「定义问题」和「聚焦问题」的过程已经在前文需求分析的阶段完成了,明确了工作坊的目的是「科普设计冲刺的知识,让观众体会到设计冲刺是一种很好的工作思考方式」,下面可以发散地去收集一些工作坊的内容素材,进行初步设计。

在收集素材时,视野可以超越《设计冲刺》这本书,在更大的范围里寻找灵感。首先,可以在youtube上通过关键词来搜索一些视频做参考:

  • 「Design Sprint Workshop」
  • 「Design Sprint 101」
  • 「Mini Design Sprint Workshop」
  • 「Design Thinking Workshop」
  • ……

通过这些关键词搜索,我找到了几个不错的案例:d.school的The Wallet Project、The Gift-giving Project,Jazz Brainstorming Model,AJ&Smart的Lightning Decision Jam……

最后我选择的案例是AJ&Smart推出的「Lightning Decision Jam Workshop」,它恰好符合我非常喜欢的设计冲刺决策模型,所以决定以这个workshop的流程作为母版进行设计。

△ 网站链接:https://medium.com/@lisamowagner/my-secret-super-power-lightning-decision-jams-e0d5b861f04c

像工作坊这样的体验设计,要从观众的角度去想他们会经历哪些流程,可以画用户体验地图,或者仅仅列一张流程表即可。我先以表格的方式列出了整个工作坊预想的步骤、内容、执行计划和物料,每个步骤都要明确标注所需时间。

这样的流程表形成后,可以马上拿去活动负责人交流,看是否符合他们的预期,请他们给出意见反馈。经过几次调整后,最终的流程能够确定下来,还顺便把时间、人员、物料等都梳理清楚了。

在流程设计的过程中,引导师要清楚哪些环节最容易踩坑或者卡住的,然后在这些环节上适当降低执行难度。我们在以往的设计冲刺引导经验中发现,最容易卡住的环节是对问题进行定义——大家往往会陷入讨论的漩涡,难以就要解决的问题达成共识,从而导致整个过程不能向前推进。

而像我们这次厦门的工作坊,其目的是体验设计冲刺的工作思考方式,所以引导师可以酌情降低定义问题过程的难度。我们把现场观众——女性科技工作者(Women Techmakers)——作为了我们讨论的目标用户,引导师和活动负责人分析了受众的用户画像,列出了几个我们认为观众关心的话题,帮助她们在工作坊讨论环节中更好地聚焦:

  • 女性如何争取获得平等的职业发展机会?
  • 男性如何支持女性获得平等的职业发展机会?
  • 我们如何在工作场合中帮助女性关注身心健康?
  • 我们如何帮助产后女性更好地回归职场?
  • 我们如何帮助女性科技工作者平衡家庭与工作的关系?
  • 年轻人如何帮助老人适应社会的快速变化?
  • 在家庭生活和亲子关系中,如何发挥女性科技工作者的优势?
  • 我们如何支持下一代的女孩成为更好的自己?
  • 当女性处于极大压力下,如何缓解压力和寻求帮助?

把观众实践的环节设计完成后,工作坊的重头戏已经搞定,主办方拿着我们列出的流程单和物料单就可以去具体落实了。而作为设计冲刺主题分享的演讲者,我要开始考虑如何一开始向大家介绍设计冲刺的理念,能以最简单易懂的方式让观众理解。

我参考了《设计冲刺》这本书和以往积累的PPT材料,做了初版的设计冲刺介绍。然后请一位经验丰富的引导师帮忙审阅,得到很多有用的意见,比如:要阐明设计冲刺最直接的好处在哪里;用具体的案例来帮助观众理解;省略那些可能分散观众注意力的知识点;用图片能加速对概念的理解。

及时将自己的设计以可见的方式呈现给利益相关者和专家,工作坊的内容会得到更多建设性意见,最终实施的风险也会降低很多。

实施——行动中反思

我将实施工作坊分为三个阶段:事前(Before)—事中(During)—事后(After)。作为引导师,我在这三个阶段都得到了很有意思的洞察。

1. Before

前期有两项准备工作对工作坊实施很有帮助。一是活动负责人邀请了当地的冲刺引导师做了一个mini冲刺工作坊,带志愿者亲身体验了一下设计冲刺的流程,这使得志愿者们在实际工作坊进行中起到了很大的作用;二是我们提前准备了一份详细的冲刺指南,把小组内角色划分和每个流程的目的、任务、时间和物料都写得十分清楚,尤其强调了决策者和主持人两个角色的具体任务,这帮助每个小组能独立把握讨论节奏。

2. During

当到达活动场地后,我快速了解了现场。调试设备看PPT播放效果,确认物料是否备齐,和志愿者们快速沟通引导的注意事项,然后大家一起讨论如何在茶歇时间快速布置场地,让观众尽可能顺畅地分好小组进入讨论。

引导师需要对自己准备的内容有充分了解,这样才有信心应对临场的变化。比如碰到开场投影仪设备故障时,马上组织大家破冰热场,空出调试时间避免冷场。由于志愿者的辅助引导和详细的冲刺指南,每个小组的讨论进度渐渐产生差别,到后来大家基本可以独立走完流程,这种现场产生的自主性是我之前没有预料到的。

讨论结束后,每个小组进行了成果展示。意外的是,在我们列举的9个挑战话题中,很多小组都选择了同一个话题——「当女性处于极大压力下,如何缓解压力和寻求帮助?」,让我们从侧面看到了女性工作者最容易面临的问题和困扰。

有的小组用绘画的方式去描述问题和方案:

有的小组开场以近期热点新闻来描述问题,唤起了大家强烈的同理心,然后层层分析给出了非常具体的解决方案,最后以用户故事结尾形成了闭环,在短短90秒内呈现了非常精彩的电梯演讲:

3. After

在工作坊结束的时候,我们邀请了一些现场的观众分享感受。很多观众都提到了这样的工作坊让她们体验到了一种新的思考方式,聚焦/发散的交替进行帮助大家更好地得到了共识,讨论也有实际输出。

我们还准备了一份电子版调查问卷,在活动结束后向观众和志愿者们收集反馈,通过简单的数据分析了解观众的满意度和心得体会。我们会问观众这样几个问题:

  • 设计冲刺工作坊中最喜欢的部分是?
  • 您对本次工作坊的满意度如何?
  • 您最大的收获是什么?
  • 您最满意的地方是什么?
  • 您觉得工作坊有哪些改善空间?

通常,满意度用打分方式统计,可以采用一种衡量指标叫做NPS(Net Promoter Score):

https://www.netpromoter.com/know/

经过调查分析,本次活动的NPS指数为43,根据2018年NPS的衡量标准来看,取得的效果还是不错的:

https://www.retently.com/blog/good-net-promoter-score/

心得体会可以用「I like……I wish……What If?」的句式引导观众表达想法,了解到他们对工作坊喜欢的地方和值得提高的地方:

https://spin.atomicobject.com/2018/09/12/i-like-i-wish-what-if/

经过统计,29%的观众喜欢开场Yes,and破冰游戏,34%的观众喜欢设计冲刺的介绍,51%的观众喜欢决策模型演练的环节。

我们还收到了很多发散性的建议,比如:希望增强陌生人之间的互动,希望案例分享再清晰一点,希望场地安排更加合理,希望现场音响调节更好一点……作为分享者,看到大家给出的很多建议和想法,真的感到收益颇多。尤其是其中一位志愿者的心得体会,让我们更加认同自己做的事情对他人是有帮助有启发的:

总结

讲到这里,希望正在阅读的你已经懂得如何去准备一场大规模、低风险的设计冲刺工作坊:

  • 把抽象的一句话需求展开为具体的描述,明确活动目的、用户画像、传递的观点、拥有的资源和条件的限制;
  • 学会以恰当的关键词去广泛收集母版和素材;
  • 快速给出一个执行方案,作为工作坊原型去和利益相关者讨论;
  • 从观众的角度出发去设想最可能卡住的环节,适当降低执行难度;
  • 为观众准备好工作坊辅助资料和调查问卷,完整工作坊的事前—事中—事后体验。

当然,这里的很多建议不是硬性标准,而是希望给冲刺引导师们一个合理的准备框架。做好一场工作坊最重要的是:用认真负责的态度去准备,聆听和想象利益相关者们的诉求,享受准备和实施的过程,以追求成长的心态去实现每一次进步!

△ 原创作者

娄娄,软件工程师,供职于Works Applications,上海交通大学信息安全硕士;DSC社区成员,Sprint Master,TEDx ZizhuPark联合策展人。热衷于将设计思维、敏捷开发、精益创业、开发运维(DevOps)等方法论运用在工作实践中,帮助组织更好地学习改进,帮助个人更好地享受工作。

欢迎关注作者的微信公众号:「设计冲刺」

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