想带好一个设计团队,学会这个方法很重要!

设计回顾可以让设计团队反思工作流程,通过讨论哪些进展顺利、哪些需要改进,总结经验并转化为接下来工作的行动计划。

想带好一个设计团队,学会这个方法很重要!

设计回顾的定义

定义:设计回顾是一种定期会议,在会议上,团队根据最近完成的工作的经验教训,反思团队成员应当如何合作并考虑改进的方法。

回顾采用组织会议的形式,虽然回顾通常在敏捷开发流程中实施,但无论对设计还是开发,回顾都可以使团队受益。

为什么要进行设计回顾

成功教会我们继续做已经做得好的事情,但是我们总是可以从失败中学到更多:也许一个小小的调整就可以事半功倍。为了不断进步,我们应该定期反思我们的做法。

何时、和谁进行设计回顾

如果你是一个敏捷开发团队,那么在冲刺的结尾,介于冲刺审查和下一个冲刺的规划之间进行回顾。如果不参加冲刺,可以每双周、每月或每季度按团队的需求进行回顾。

在准备回顾时,请邀请团队的所有成员参与会议。即使某个成员在团队中不是全人力投入,也仍应被包括在内,因为只要是团队成员就都能够提供反馈。

四步进行设计回顾

1. 尽早设定期望

富有成效的会议在开始之前就有明确的期望和目标。首先,设置日历邀请,其中包括议程和期望的会议结果。请附上你的冲刺目标,以便将讨论集中在特定的工作增量上。

会议开始后,为每个人设定一些基本规则:

不要玩责备游戏。

使焦点远离人身攻击或指责某个人或角色。不要说「你造成了……」,而是使用包容性语言,例如「我们做得不够」或「这件事阻碍了我们的进展」。

专注于持续改进。

回顾的目标是作为一个团队进行改进。想想什么可以帮助团队更好地合作,而不是特定个人的缺点。

保持开放的心态。

可能并非团队中的每个人都经历过某个人认为的谈话要点。不要立即呵斥别人的想法,帮助团队追求新想法,即使你个人没有被这些想法打动。

你还需要提供团队在会议期间交换想法和信息的方式。给每个人提供便利贴,让他们匿名写下自己的想法,每张便利贴只写一个。最后将便利贴在白板上分类并逐个检查。

如果团队在公开讨论中气氛融洽,你可以到处走走聆听每个成员的发言。在有远程成员时可以使用视频通信和实时编辑软件。无论选择何种方法或工具,请确保每个成员都对此感到满意。避免使用团队不熟悉的高度专业化的工具,即使理论上它们能提供很多可能有用的功能。

2. 讨论哪些进展顺利

制定了基本规则后,讨论哪些进展是顺利的。首先思考推动团队向前发展的因素。你可以认可团队成员的成就,但要真实和简短。会议的重点应该是整个团队的成就,而不是个人。你可以向团队提出以下问题:

  • 哪些部分进展顺利?
  • 你觉得哪里做得好?
  • 你学到了什么?
  • 哪些工具或技术起到了帮助?
3. 讨论哪些需要改进

接下来将话题推进到需要改进的部分。记住基本规则——避免人身攻击或责备游戏。为了保持会议效率,请向你的团队提出以下问题:

  • 你觉得有哪些欠缺?
  • 你觉得哪些应该避免?
  • 我们是否本可以采用不同的做法?
  • 哪里信息不够透明?
  • 哪里出了问题?
  • 什么阻碍了项目进展?

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在回顾会议中,可以用海上行驶的帆船比做团队。将便利贴分为以下3类:推动团队前进的因素,阻碍团队前进的因素以及影响工作成功的风险。

4. 制定行动计划

这是设计回顾中最重要的一步。如果没有未来的计划,改进就没有针对性,回顾会变得重复且无效。

根据对改进的讨论,创建一个在下次回顾会议之前可行的行动项清单。如果某个行动项太大而无法完成,请将其分解为较小的行动项,并在多次迭代中完成。如果需要进一步确定优先级,请使用优先级矩阵来确定哪些项最重要。

获得行动项列表后,为每个行动项指定一个截止日期和负责人。将你的行动项记录在团队中每个人都可以访问的位置,以便于跟进。

设计回顾后续

回顾会议结束后,确保团队跟进行动项。在下次回顾之前的其他会议上检查进度,以提醒团队成员。在下一次回顾会议上,首先勾掉自上次会议以来完成的行动项。如果你通过在线工具跟踪行动项,请根据已完成的内容与未完成对项目进行分类。将所有未完成的行动项带到你的下一个回顾的行动计划中。

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Stickies.io: 具有实时协作功能的数字工具是远程团队的理想选择。这类工具支持跟踪目标和成果,你可以轻松保存回顾会议的输出并在下次会议中重新审视行动计划。

有效回顾的一些技巧

分享组织者的角色。不要总是依靠同一个人来主导会议,让不同的成员轮流主导将有助于保持团队的参与度。

随时跟进。在项目或里程碑结束后,再次审视以便了解团队的改进情况。跟踪行动项还可以帮助新团队成员更快融入并提供新想法。

避免由一两个人主导讨论。鼓励整个团队为讨论做出贡献。使用便利贴可以让内向的团队成员以匿名的方式提出想法并被其他成员看到。

为会议设置一致的节奏。无论是双周,每月还是每季度一次,请确保你的团队定期进行回顾。团队将逐渐适应讨论,回顾会议将随着时间的推移变得更加高效。

回顾应用的不同情境

1. 产品团队

进行回顾对产品团队的意义显而易见,因为团队成员每天都在一起工作。随着团队成员间信任度增加,回顾会变得更有成效并带来更深入的见解。虽然有些会议上可能更关注进展顺利的部分,但如果你的团队定期开会却没有提出任何问题,那么团队很可能还没有进入融洽的氛围进行足够深入的讨论。如果是这种情况,请重新评估在场的人。团队成员是否因为上级的监控而害怕提出问题?让回顾会议成为一个可以大胆说出问题,而不必担心遭到报复的安全空间。每个团队都有改进的空间,成员们不需要担心将问题提出来会造成负面影响。

2. UX团队

回顾是UX团队中的有益工具,特别是当设计团队没有嵌入产品团队时,回顾可以帮助UX设计师专注于特定的流程或评估方法。例如,如果一个UX团队刚刚开始将设计思维作为一个新流程实施,那么回顾会议将帮助团队探讨工作成果和改进方向。

3. 领导团队

当实施新的公司行动或战略计划时,回顾可以提供一个平台来讨论团队合作成效。领导团队还可以通过在每月、每季度或每年的回顾中检验领导目标而获益。

4. 后继回顾

以一个较长的时间间隔(可能每年一次),你可以回顾一下之前的所有回顾:也就是后继回顾。你进行回顾的方法正确吗?你的回顾是否帮助了后续项目优化?最重要的是,你是否在设计过程中看到持续改进,还是你只是在玩每解决一个问题,就有另一个新问题出现的打地鼠游戏?

总结

回顾是一个团队聚集在一起并共同改进流程的专属时间。它可以在产品开发周期的多个场景使用,从而带来各种各样的收益:更好的沟通,团队成员之间更强的信任以及有效的前进计划。将回顾的功效最大化是做好冲刺和迈向里程碑的第一步。

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