效率|设计师高效工作不完全指南 - 优设-UISDC

效率|设计师高效工作不完全指南

2016/12/04 8963评论区

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对于设计师而言,时间就是金钱,效率就是生命。在优设过去的文章当中,设计师和开发者的工作效率是一个相当重要的议题。当我们推荐工具的时候,不仅仅希望它能解决某个问题,更希望它能让我们的设计和开发的速度快一点,好一点;当我们推荐素材的时候,希望设计师能在搜寻资源的时候少走弯路;当我们推荐技巧的时候,则期待这些技巧能在设计实战中发挥出事半功倍的效果。所有的这一切,隐隐约约地都围绕着效率进行着。

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效率意味着生产力,得到重视是理所当然的,和所有的行业从业者一样,设计师同样希冀达到高效而轻松的最佳境界。但是行业的差别以及个人情况的不同,使得提升效率并没有一个适配所有人、所有职业的通解。设计师行业的特殊性,使得设计师高效工作所需遵循的规则、技巧以及所需要的工具和其他的行业的并不一样。

方法论很重要

在优设的基础训练营当中,“审美训练”是最核心也是最基础的一个组成部分,虽然“好看”是一件显而易见的事情,但是你依然需要重新回到最根本、最基础的地方,思考,分析,知道为什么,才能更好的做设计。想要高效工作同样如此。

这也许是这篇文章最烦人的组成部分,“方法论”三个字确实令人头疼。但是印象笔记中收藏了那么多效率相关的文章,依然在拖延症和懒癌的深渊中挣扎,这并不仅仅是“没有执行力”这一个原因。

“焦虑是由于缺乏控制力,组织管理、准备和行动力不足所所造成的。”——David Kekich

相比于散碎的技巧,一套行之有效的方法体系应该可以给你一个更加扎实的基础。戏肉来了。我推荐GTD,也就是Get Things Done,源自David Allen 在2002年所提出来的一套事务处理和高效工作的方法。

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GTD 的核心思想并不复杂,这套方法的主旨主要有两条:

1、抓住所有一切需要处理的事情(现在的,将来的,特定某时某刻的),将它们置于一个脱离大脑的逻辑系统当中;
2、训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定,这样就可以掌握行动和事件的主动权,选择实施或者搁置。

工作的模糊边界

看起来很懵逼对不对?确实如此。我们的工作和生活并不是严格意义上分开的,各种事务和工作内容本身也不存在清晰的边界:正在制作的页面需要调整整体布局,同时图标的配色和对比度需要怎么修改?正在装修的新居需要确定新的修改方案,什么时候能够确认?eBay上订购的博朗的老式录音机已经被物流送到了小区的自提点,什么时候去拿比较好,安装在家里什么地方?老婆的生日还有3天就要到了该送什么礼物?刚刚部门经理说要在下午开会,需要准备哪些材料?

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所有的这些事情都需要处理,甚至许多事情都可以处理的更加完善,你的精力要如何分配?哪些优先级更高?更令人纠结的是,计划永远跟不上新的变化。我们必须承认,我们永远无法为哪些新的事务真正充分准备好。

干扰因素

我们的确聊的是设计师高效工作的方法,但是别忘了,你的设计和你的工作随时随地都会被琐碎的事情所干扰。这个时候,我们会开始焦虑,烦躁。大量的干扰因素,让我们无法集中注意力完成重要的问题。绝大部分人在没有经过专门训练的情况下,面对干扰和庞杂的事务是很容易产生抵触情绪的,这也会让压力进一步强化。顶着压力和更多的要求,极大膨胀的待办事项清单,会成为压垮人的最后一根稻草。

“你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比。”

顶着压力工作,工作带来的要求不断“反哺”更多的压力,恶性循环。任何能够造成你反应过度或者反应不足的事情都可能控制你,只有当大脑清醒,情绪平复,才有可能进入真正高效的状态,才有可能真正控制当前的局面。就像日和中的吐槽:“一旦接受了这种设定,还蛮带感的。”

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当各种事情扑面而来的时候,事务本身所带来的不明确的责任与义务是压力的源头,人的内心就开始承担着比自己想象还要多得多的工作和压力。

所以,GTD 工作法则认为,想要出色得完成工作,就不能让各种事情占据着你的大脑,那样思维必然会受阻。而碰到新的工作和任务的时候,应当明确这项工作到底是要做什么,怎么算是做完了,以及要采取怎么样的操作来完成它。一旦你决定要完成它,那么它还要融入你的整个日程中,安排位置,并给予相应的信息提示。

GTD的工作法则

大脑不总是可靠的。我们在《情感|设计的三个层次,帮你重开情感化设计的大门》这篇文章中探讨设计心理学的时候,就聊到了这个问题,情感和情绪大量地参与到我们的日常生活与工作的决策当中来,那些看起来“显而易见”的界面、交互、事件,实际上都受到了不同层面的情感和情绪的影响。

控制你的头脑,要么就任它操纵你。—— Horace

在GTD 的工作法则中,所有的工作任务和事务都被归结为“材料”,所有“入侵”你的精神和现实世界、但又未确定归属和解决方案的事务,包括那些引起你注意力的事情,都算是有待处理的“材料”。

处理事务意味着你需要行动,但是在“材料”和具体行动之间还存在着令人挠头的沟壑,所以,你需要处理好这些“材料”。于是问题来了,当我们碰到新的任务之时,常常抱怨“完全没有时间去搞定啊”,原因很简单,因为很多时候根本没有能力一口气完成一项工作,即使通过一定的思考和梳理,最终立刻能做的都只是其中的一个或者几个步骤。

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这个就要提到GTD 中的自下而上法则了。许多人都推荐从大局、宏观上来梳理整个工作,再决定如何入手,而实际的情况多数是难于做到的,自上而下的方式不仅困难重重而且极容易陷入庞杂的事务中,难于脱身。

自下而上法则则不然。你需要开始掌控各种情况的最新动态,这将有效的帮你拓宽视野,当你付诸实施的工作是整个工作的一个组成部分的时候,你所完成的部分,就成了进行更高一层思考的基础,便于你向着下一步进发。

拥有远大的远景是不够的,它应当同大胆的实践和执行力结合起来。

那么,如何使用GTD 进行高效的工作呢?这就涉及到横向和纵向的工作管理了。这两种管理的核心都是将庞杂的事务从你的大脑中赶出去,让你专注地执行“下一步”。

横向的行动管理

GTD 中所说的横向的行动管理,指的是针对我们前面所提的所有“材料”的处理,从页面的重新设计到下午的会议,从收快递到老婆的生日礼物,这些进入你的视野中的种种任务的管理。横向管理是GTD的基础,是不拘泥于职业、工种和行业的基本的工作处理环节。(注意是一个环节)

所以,对于横向的管理,通常需要配备一个完善的系统来辅助你记录和梳理,并辅助以必要的提示,便于你从一个工作快速地过渡到另外一个任务当中。

GTD 法则中,横向管理的体系主要由5个部分组成,由于它的泛用性,多数时候大家探讨GTD的时候,聊的都是这5个部分:

·搜集,将引起我们注意的事情都搜集到一起
·处理,确定各种事情的实质和解决方案
·组织,组织整理不同的事务的属性,分门别类
·回顾,定期回顾检查你的列表,查看行动的完成和相应的提醒
·执行,按照你的计划完成下一步的任务

接下来我们具体说说这五个部分。

搜集

一旦你为一件事情贴上“需要”和“应当”的标签的时候,通常就意味着这件事情成了需要你处理的“材料”了。广泛意义上,所有进入你眼帘的信息都是你搜集信息的范畴,在真正开始筛选之前,你应当使用工具,将它们先整合到一个容器当中。现行的许多GTD软件中,常常会将搜集任务的模块称之为“收件箱”。

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David Allen 将这个收纳的容器称之为“水桶”,它并不拘泥于是一个本子,是电子邮箱,还是你的手机APP,当然,欧美用户特别喜欢使用录音机和录音笔来时刻记录,现在国内的用户更多还是倾向于使用传统的纸笔和随身的手机来完成搜集的工作。

GTD的一大精髓,就是尽量减少输入内容的量,并尽可能多的输出,这样才符合高效解决问题的原则。

说起来,在智能机还没风靡的时代,许多用户都乐于使用Palm 和 黑莓来做GTD。Palm 从硬件设计上几乎就是为GTD而生的,加上进入新世纪之后,大量浸淫事务管理的软件开发团队入驻这一平台,结合它高效的速度和强定制性的系统,开发出了诸如Bonsai、2Day 这样的经典的软件。而为商务和安全而生的黑莓,则是以安全性和其适用性极强的Java平台而出名,加上自带的快捷键和商务属性,也是许多GTD爱好者的选择。即使这两者已经没落了,现在依然有许多人还在使用它们。

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当然,现在的主流还是使用Android和iOS平台的硬件设备,毕竟这两个平台的软件是最繁荣兴盛的。

收件箱是替代你大脑的重要工具,它替你的大脑收纳这些关键的信息。所以,你需要尽量控制搜集工具的数量,够用,便捷是核心,这样便于你控制。

处理

收件箱并不是来者不拒的垃圾箱,只有定期清空处理它才有价值。对于绝大多数深陷事务的人而言,处理这些“材料”才是GTD道路上的主要障碍。

当然,处理“材料”并不算复杂,因为可以遵循一套完整的流程来搞定搜集来的“材料”:

·按照搜集的顺序,从最上面开始处理

·一次处理一个项目

·处理“材料”的时候,将他们从收件箱中清理出来,并且不再放回去

·如果某项任务可以在2分钟内完成,就立马完成

·如果某项任务完成时长超出2分钟,那么想想委托他人完成是不是最佳方案,如果是就委托他人;如果自己是最佳人选,那么延期处理,将它添加到“下一步行动”的清单上

·如果短时间内无法完成的任务,可以将其放到“存档”清单中,可做可不做的任务甚至可以直接扔掉

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组织

收件箱中的“材料”被处理到哪里去了呢?他们被分门别类到了不同的列表当中,便于你进行跟踪处理和执行:

·下一步行动(Next Actions):对于每一个需要你关注的事项,你需要确定它们对应的下一步行动,虽然完成它可能需要许多步骤,但是一定有一个步骤是要先做的。比如你要设计一个页面,根据你的职位和页面的属性,下一步可能是“绘制线框图”,也可能是“整理需求”,也可能是“搜集相关素材”。通常,为了便于管理,下一步行动最好根据环境进行分类,比如在办公室,在家,等等。

·项目(Projects):每个需要多个行动才能完成的工作就算是一个“项目”,每个项目需要跟踪以及周期性的回顾来确保每个行动完成之后,下一个行动能够即使完成

·等待(Waiting for):已经指派给他人,或者需要在完成现有项目之后再进行的外部事件,你需要定期检查,确保等待中的事件达到期限,或者条件允许可以执行

·将来(Someday):需要你在特定的某个时间点去做的事情,而不是立刻要做的。

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完成之后的任务或者项目需要纳入归档系统,方便之后查阅。

回顾

如果你搜集的信息、处理、组织和完成之后的任务没有定期查阅,等待中的任务没有定期处理,执行后的任务没有即时反思,那么GTD的体系是不完整的,没有回顾的话,拖延和失控会随之而来。

至少要以星期为周期,定期回顾你的“下一步行动”“项目”和“等待”三个列表,确保每一个任务的即时跟进,每一个任务和项目都符合最新的情况,并更新。

执行

执行其实是整个GTD当中最关键的步骤,如果你仅仅是花费事件搜集、处理、组织、回顾,没有执行,整个系统就无法形成闭环,事务永远不会被处理完成。

当然,前面四个步骤完成的足够好的话,执行会更加轻松便捷,同时不断完成的任务也会为你带来无与伦比的成就感。

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横向管理的工具

在“搜集”这个环节我提到过,至少国内绝大多数的用户喜欢使用纸笔和各种手机APP来完成横向的工作管理,自然而然的,下面要安利一波工具了

Moleskine

其实你使用任何笔记本都能完成GTD的工作,如果你愿意的话,不过作为设计师,怎么能没有一个充满逼格的本子呢。

选择Moleskine的理由很多,逼格只是其中之一。各种不同的尺寸、不同样式的内页以及符合潮流文化的各种限定版,才是Moleskine 令人着迷的地方。

值得一提的是,Moleskine 和 印象笔记的合作款,能够在APP的帮助下,帮你将Moleskine 笔记本上记录的内容数字化,同步到云端,在印象笔记中进行二次编辑,可以说是一种新奇又有趣的体验。从这个角度上来说,这种充满仪式感的流程,倒是充满了设计感。(其实我想说的是,花了钱买了这么贵的本子,怎么好意思不坚持做GTD呢~)

关于Moleskine ,米田老师的这篇文章值得一读:《属于设计师的笔记本“MOLESKINE”》

印象笔记

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作为一个笔记类应用,完成GTD这样的工作同样可行,它的优势在于,它不仅可以用来搜集日常的任务,更方便用来记录各种灵感、阅读从各处搜集来的文章、笔记,并且将灵感、文章转化为特定的任务。

OmniFocus

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OmniFocus 绝对是老牌经典GTD应用,它不仅有iOS版而且还有对应的Mac版,内置的功能强大而复杂,绝对称得上是GTD领域的神器。如果你打算一开始就从它入手的话,不妨看看褪墨上的这系列文章《Omnifocus 使用心得》

Things

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如果你嫌 OmniFocus 过于复杂,可以使用更为轻量级的Things 作为入门的工具。同样的,它符合GTD的规则,上手不难。

Doit.im

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Doit.im 现在也算是GTD领域颇有影响力的效率工具了,国人出品,品质不俗。

奇妙清单

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Wunderlist 一直以其充满质感的界面和完善的GTD功能而出名。David Allen 一直强调在做GTD的过程中,有趣的体验是让人坚持下去的重要动力,如果说一个充满质感的APP能让你坚持下去,那么你不妨试试这一款。

纵向的工作管理

完成了横向管理之后,接下来就要针对每个具体的主题和具体的工作来进行思考、运作了。而这就是通常所说的纵向管理了。从广泛意义上来讲,纵向管理指的是你具体某个工作的工作计划,比如“完成首页的重设计”,它需要你搜集现有首页的信息,现有的模块和功能,了解重设计的目的,有针对性地提出解决方案,设计新版的线框图,制作原型,完成视觉稿或者高保真原型,在此过程中同前端和后端的同事分阶段地沟通好具体细节,搜集素材,完成设计。

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纵向的工作管理,重点通常会聚集在某一个特定的情况、特定的人身上,需要勾勒出执行过程中必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。

那么,对于设计师而言,纵向的工作管理和其他行业的工作者就开始有明显的差别了。

设计本身的特殊性,需要设计师保持着活跃的大脑和足够的创造性,所以,前面横向的工作管理将各种各样的事务清理出大脑之后,将工作压力、抵触情绪降到最低,接下来的纵向工作管理,或者说设计过程中,应当遵循自然式的计划模式:这个时候你不需要去想收快递的事情,但是关于新版页面的任何一个灵感都有潜在价值,你不应当丢弃任何一个想法。

正确的沟通方式

不论是交互设计师还是UI设计师、平面设计师,通常都不会是单打独斗,哪怕是时下流行的“全栈设计师”同样需要同不同工种的同行进行沟通。

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正确的表述是沟通的基础。UI设计师应当清楚各个界面组件的正确称谓,确保和开发同学在沟通的过程中不会闹出乌龙。

严谨的设计流程

不同的公司和团队的设计流程不尽相同,但是大体都是有一套相对严谨的设计流程,来确保团队能够合理的协同、推进下去的。

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设计流程本身确保了团队内成员分工的明确性,对于设计师本人而言,这样也能更容易明确工作预期,在GTD的处理环节中,更为快速高效地明确下一步需要执行的步骤。

如果你是一名UI设计师,那么这篇文章你应该熟读:《入门必读!UI设计的整个工作流程是怎样的?》

建立素材和信息库

不论是哪种设计师,素材库和信息库总是需要的。

素材库的搭建方式根据设计师的属性、习惯相关,但是无非两种:线上的素材库和本地的素材库。

线上的素材库其实基本上就是通过Pinterest 和花瓣来“采集”在线的素材,分门别类进行管理。采集通常会借助浏览器插件,或者直接在网页的信息流中获取。

Pinterest

这里还是要郑重推荐一下Pinterest,它的移动端APP相当的好用,非常适合在碎片时间搜集灵感素材。

线下的素材库的建立方式,基本上就是八仙过海各显神通了。可以直接按照文件夹分门别类的进行管理,在Dropbox 还没有被GFW屏蔽的阶段,我曾通过Dropbox将素材同步到云端,便于使用。现在大家通常会选取国内的网盘云服务来实现这一点(最近X度云有点抽风)。

当然,合理的运用工具还是有事半功倍的效果的。

InBoard

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如果你是Mac用户的话,可以选择 InBoard 来进行图片和素材管理的。快捷键、标签、分类等功能都已经做的相当完善了,可以让你更为系统的管理素材。尤其是这款应用还是中国开发者做的,充满逼格的图标也不会在你的应用列表中显得过于突兀。如果你对它有兴趣的话,不妨看看这篇文章:《有图的都交给我!新生代图片素材管理神器INBOARD》

Adobe Bridge

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我想没有设计师不用PS和AI的吧?当你装上它们的这一刻,Adobe 就捎带手给你把Bridge 这款功能极其强大的素材管理工具给装上去了。它的优势到底有多突出,这篇文章《超方便神器BRIDGE!设计师的终极图像管理术》会告诉你。

和之前的在线素材库略有不同,组织本地的素材库通常还是需要搜集高素质的图片、PSD、UIkit 等素材等。所以,设计师导航比什么都实在。

当然,我们定期还在推图库和设计师干货,这里也常常会有让你欲罢不能的素材。

至于信息库,通常是用来搜集一些高素质的设计类文章用的,根据你的阅读习惯和信息处理的方式,你可以搭配不同的应用来完成这项工作。印象笔记和Pocket 都是相当不错的选择。

Pocket

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Pocket 的功能相比印象笔记更简单,它是一个典型的稍后读类的软件,功能偏向与搜集和整理,如果你只需要用来搜集文章的话,Pocket 就够用了。

为什么是不完全指南

这篇文章注定只能是一篇不完全指南,因为每个人的差异和工作内容的区别注定了每个人的GTD之路是截然不同的。

如果让我推荐工具和素材,我能继续怼上4000字,让你静静的将滚动条拉到底然后直接保存到印象笔记。关键的地方在于,有人喜欢复杂而强大的应用,有人喜欢简单直接的APP。

当然,更为关键的是,想要高效地工作,工作方法和工具永远是为人服务的,而身为设计师的你,才是一切的核心,你能坚持的下去,GTD才有意义,服务于它的工具与素材,才会有价值。

后记

人们常说久病成良医,不过有的时候久病……还有可能烂尾。说起来我在2011年的时候就已经开始接触GTD,但是现在依然无法掌控好时间。也正是这几年挣扎在失控边缘的经历令我体会到了GTD的价值,坚持住,就是另一片天地。

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  1. 设计师管理术:《只会用百度?来看这个帮你高效工作的信息搜集及管理术》
  2. 自我养成:《憋磨叽了!赶紧收了这份高效设计师养成指南》
  3. 资源整理术:《超高效!轻松3步帮你掌握实用的设计资源整理术》
  4. 作者偷懒没插入文中的生产力工具:《效率丨10个前端/设计师必备的生产力工具》

优设作者:@陈子木

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