掌握这个可视化沟通方法,再也不用频繁改稿了!

之前去韩国,吃饭时经常遇到这样尴尬的情况:

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饥肠辘辘的我面对着全是韩语的菜单时,心想:呵呵,这不是吃饭,这绝对是韩语考试!!!

但有的餐厅会给顾客提供这样的菜单:

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看到这种菜单,我瞬间感觉点餐容易多了!虽然看不懂文字,但通过图片也能大概知道每个菜是什么,只要按图来点,拿到的菜品大概也不会错到离谱,从而大大提升了点餐体验。

其实在我们生活中、工作中,随处都存在着可以用“可视化”的方式增进我们彼此更好地沟通和理解的情景。通过“可视化”的方式沟通,能更快地对齐信息,让事情顺利开展下去。

更多实用的沟通方法

一、什么是“可视化”沟通?

通过提供富有“画面感”的信息呈现方式,让人们更直观理解&感知对方想传达的信息重点,进而高效完成沟通的方式。

这里的重点是:信息呈现的方式要富有“画面感”:比如上文所举的在国外看图点餐的例子中通过运用图片示意的方式来提供“画面感”,从而确认清楚了顾客想点的菜品。而除了图片以外,实物、文字等其他方式也可以是可视化沟通中产生“画面感”的手段。再举一个经典的例子:Jobs 在发布 iPod 时,他是这么展示 iPod 的:“你们知道牛仔裤小口袋是用来干嘛的?”然后他从小口袋里掏出了 iPod;

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他通过视觉化的描述配合实物场景化的展示让人们立刻意识到新推出的 iPod 是一款多么轻薄便携的音乐播放器,而如果他只是简单地拿出 iPod 并告知人们:苹果出了一款全新的媒体播放器,仅有 42 克...那苹果的客户就很难产生画面感,也较难接收到 Jobs 要表达的重点:这是一款比 mini 更薄、更轻的音乐播放器。

“可视化“沟通背后的原理

1975 年加拿大心理学家帕维奥(Paivio)提出长时记忆中的双重编码理论,主要指出人类大脑处理信息的方式有两种:一种是基于语言的符号系统,另一种是基于图像的非语言系统。在基于语言的符号系统中,我们通过文字和语言来理解和记忆信息。而在基于图像的非语言系统中,我们通过图像和视觉元素来理解和记忆信息。这两种系统可以相互独立,也可以相互配合,共同处理信息。通过可视化沟通,我们同时利用了这两种系统来处理信息,从而提高了信息的理解和记忆效率。

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二、“可视化”沟通有什么好处?

“可视化“沟通符合大部分人的认知习惯,有利于信息更高效地传递

研究人员估计,大约有 60%的人是视觉思维者,他们主要通过观察来获取信息,因此更善于处理图像类的信息。而另一部分非“视觉思维”为主的群体,即使更善于处理文字类信息,但由于我们都生活在由电视、电影、视频、社交媒体环抱的“界面化”世界里,因此“视觉”绝对是大部分人日常锻炼最多的感官。与此同时,由于人类的大脑对于视觉信息的处理能力非常强大,因此我们的视觉系统可以快速地识别图像、理解图像中的信息,并将这些信息转化为我们可以理解的知识。因此,通过可视化沟通,我们可以更好地利用人类的视觉化思考倾向,提高信息的传递效率。

比如我在工作中与同事沟通的场景中,当弄不清楚对方到底想要什么时,通过用“可视化”的方法来与对方沟通,能更快速地对齐信息,让工作顺利开展下去。

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与此同时,可视化沟通能更综合、全面地阐述信息、洞察问题。

相较于语言文字沟通,可视化沟通能帮助人们更深入地与信息产生连结。当我们读到/听到复杂的信息时,大脑经常会由于信息过载而感到不知所措;为避免感到过大的压力,大脑会跳过部分信息、甚至忽略某些重要的细节。然而,当我们通过可视化的方式来呈现想表达的信息后,大脑对于视觉信息处理的强大能力帮助人们减轻了信息过载的压力,从而能更深入地思考,确保精力都花在了理解和跟进信息本身上。

项目研发流程中的“方案评审”就是一个很典型的例子。

在一些功能复杂的项目中,经常听设计师们吐槽说:‘设计方案评审时提了好多个功能上的问题,然后把之前产品方案评审上的产品方案给推翻了,导致产品方案、设计方案要全部重出。为啥在产品评审时就不能讨论清楚一点?

其实这里面有部分原因是由于在产品评审环节,产品提供的需求文档更多地是以文字的形式呈现的,这样参与者不能很全面地洞察到功能上的遗漏或流程上的不足;而到了设计评审环节,设计师可视化地呈现了完整的产品方案,让参与评审的人员能更直观、更易理解地感知产品功能全貌,从而发现了更多之前产品评审上漏掉的问题。

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所以说,“可视化”的沟通方式对于高效沟通、清晰全面地呈现信息、洞察问题都是十分有用的。

三、在项目中,如何运用“可视化”更有效地沟通?

根据项目的通用研发流程,可从以下四个主要阶段的通用沟通场景来运用可视化的方法,提升沟通效率。

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探索阶段:

场景 1: 与项目主要成员沟通,明确定义产品问题、目标

通过使用亲和图,将用户问题和需求直观展示:

在项目启动之初,我们需要根据项目的方向来分析潜在问题、需求或优化点,这时通常会拉项目主要成员通过脑暴、讨论等方式来发散想法,洞察机会点。在沟通中,通过使用白板或便利贴来记录和组织思想,可以更好地传递前期调研信息,帮助团队更高效地理解和参与讨论、发现问题。

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场景 2: 向老板汇报产品概念构思,获得支持

通过提供概念性视频&可操作原型,让老板直观感受到这个新的产品&服务的特色亮点:

使用图像和视频:当我们向老板解释一个新的产品或服务时,用图像或视频来展示可以帮助 ta 更直观地理解这项产品或服务。

使用演示和模拟:如果可能的话,进行实际的演示或模拟也是一种很好的可视化沟通方式。这样可以让老板亲自体验,更深入地理解你想传达的核心概念。

需求阶段:

场景 3: 与项目协作方(设计&开发)沟通,明确功能需求及项目排期

①通过使用流程图和思维导图,来展示产品的全貌:

流程图和思维导图可以帮助协作方更好地理解产品全貌及可能存在的一些复杂的过程或概念,同时也有助于他们理解各个部分是如何相互关联的,从而为后续工作顺利开展做好前期的铺垫。

②通过提供精炼的图片示意,辅助表述清楚功能细节:

在功能需求描述中,可通过精炼的图片示意将需求文案做更直观的描述,从而便于设计师快速理解大致意图。但需要注意的是:这里提供的示意图片必须简洁明了;重要内容可用放大、特殊标记等方式强调;非必要元素尽量去除,以避免给设计师造成理解的误差。同时还需要注意,如果有提供多张参考图示意时,同种元素可尽量保持一致的呈现方式。

设计&开发阶段:

场景 4: 向项目协作方(产品&开发)汇报设计概念

①通过在汇报文件中以用户体验地图、情绪版等方式来展现设计方案的特点,让设计概念更直观易感知。

用户体验地图:通过将用户使用了新的设计方案后,将会获得的理想体验整理成用户历程和故事,运用可视化的方式呈现出来,便于设计师直观地向产品经理等项目成员介绍其设计方案是如何解决用户痛点,提升用户体验的。

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情绪版:通过用图片、文字等相关联信息进行收集整合,将设计师脑中的该产品设计风格方向探索和创意灵感进行可视化呈现,从而在跟产品经理等项目成员沟通设计方向时让对方直观地理解设计师的创意概念、设计精神、风格倾向,进而快速完成视觉风格的决策。

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场景 5: 交付设计稿给开发人员完成设计落地

设计稿要尽量保持精简,说明文字尽量少,用符号、标记等图形元素来辅助解释清楚流程状态等;同时对于一些大型项目,存在多个设计师分工协作时,要注意最好有一人能将定稿整合,以便于后续协作者高效浏览设计稿进行开发,也方便后来其他人要了解该需求设计内容,进行查阅时快速知晓设计内容的全貌;

验证阶段:

场景 6: 向项目参与者展示项目成果及问题反馈

通过将收集到的项目反馈信息用数据可视化的方式呈现。比如:将用户访问量、浏览量等信息用图表、图形或信息图表来表示,从而帮助项目参与者更直观、全面地了解用户对产品的使用情况;而将用户反馈的问题通过图表的方式呈现也能更方便项目成员进行进一步的分析总结,对产品进行后续的优化改进。

四、引申思考

  1. 可视化沟通本质是可视化表达,有意识地训练这种能力能让我们更好地提升洞察力、创造力,发现更多别人看不见的机会;
  2. 虽然可视化沟通有着明显的优势,但我们也不能忽视其局限性——并非所有的信息都适合通过可视化的方式来传递。例如:一些复杂的概念和理论,可能还是需要通过文字和语言来详细解释。此外,可视化沟通也需要一定的视觉表达技巧,如果表达不当,可能会导致信息的误解或被忽视。
  3. AIGC 改变了工作中工作时间的分配比例,而“沟通力”变成了一项需要“人”花更多时间去提升的能力。可视化沟通是能帮助我们提升沟通能力的一种很好的方法,运用好这种沟通方法,能让我们在工作中与人交流更游刃有余。

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