今天黑马哥和大家一起交流一个职场问题,如果同事问你要源文件,你该不该给呢?这里有什么需要注意的地方吗?

相信很多设计师都会遇到同事要你项目源文件的情况,有些设计师比较爽快直接就给了,但是这里其实有一些隐患在里面。今天将会和大家一起探讨一下这个话题,同事要源文件该不该给,给了会遇到哪些问题和隐患。

本文从源文件流失的隐患、如何处理这类问题、后期如何完善项目文件管理等几个维度进行分析,希望可以带给你更多帮助。

同事要源文件该不该给?让职场老手来教你!

源文件流失的隐患

在之前遇到一个学员来给我反馈一个问题,就是她在项目中的作品被另一个离职后的同事整理发布到设计平台上用于应聘,应该怎么处理。这个问题反馈出来的隐患显而易见,源文件的流失会损害原作者的权益。

特别是对于一些刚入职的新人设计师来说,如果公司的项目源文件流失到他们手中,一旦短期内离职,也存在盗用公司项目用于应聘的风险。

同事要源文件该不该给?让职场老手来教你!

项目中的完整思路都存在于设计源文件中,有效的文件管理不仅可以保护原作者的权益,对于公司业务信息的保护也是至关重要的。如何做好文件管理才能使得项目复用便捷而又可以消除隐患,是团队管理者需要反思的问题,下面也会结合个人经验和大家一起探讨一下。

如何处理索要源文件的问题

工作中同事之间索要文件是比较正常的事情,但是我们需要考虑周全之后再给出回复,不要随意流失项目源文件。

1. 问清楚运用意图再答复

当同事索要文件时,先问清楚目的和运用场景,如果是私下用途或者没有明确的目的可以直接回绝。如果你碍于面子可以借助一些推脱理由,比如:「我需要向领导申请一下」等等。

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2. 项目需要请先邮件申请

如果是出于项目需要的话,让同事先发邮件申请,抄送给相关领导。不要觉得这样很麻烦,这是保护公司团队利益和原作者利益的关键所在。

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3. 获得领导授权

如果没有发邮件对接的习惯,我们遇到这个情况的时候可以先给直属的领导反馈一下,看看他的意见再回复同事。如果你所在的团队没有直属的设计领导,可以跟项目所属的部门对接人反馈,毕竟这是根据需求部门输出的设计方案,万一用到别的部门项目上,他们提出疑问也不好解释。

同事要源文件该不该给?让职场老手来教你!

小结:我们这样处理的最终目的是让项目文件可以得到合理的保护,不会被项目无关联的设计师带出公司造成不必要的隐患。不过项目中的元素复用也能带来新项目的设计效率,所以我们也要在保护的同时建立更完善的文件管理系统,这样可以提升团队设计师的协作能力和项目设计效率。

组件化思路管理项目文件

虽然我们在团队中需要加强项目文件的管理,但是为了提升团队设计师的工作效率,一些项目文件的元素复用也是至关重要的,为此我们在保护的前提下也要提出灵活调用的解决方案。下面结合以前团队的经验和一些反思为大家梳理一下个人经验,希望可以帮助团队管理者制定出更完善的方案。

1. 组件化思路的引入

为了更方便团队设计师调用设计规范、项目素材、设计样式等,我们可以引入组件化的思路进行创建和管理。组件化的思路是将一些可复用的元素样式、素材文件、设计规范等形成模块的归档管理,制定多级目录管理,设置关键词等形式将团队所有的项目文件进行分块管理。方便团队设计师随时调用,调用的是可复用的单一元件,不会下载到整套设计方案,既能方便相互调用,也能有效避免源文件流失的隐患。

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2. 设计规范实现网页管理

在一些成熟的团队里面,设计规范都是开发出来的网页版管理,方便各部门设计师访问和下载相对应的文件。这个一般是内网访问,也是为了防止项目资料外泄的风险。但是在一些中小企业很多设计规范制定出来依然是源文件互相传送,这个其实不是很方便,也会使得项目文件出现外泄隐患。

设计规范实现网页管理,这个实现的技术成本并不是很大,在团队里面可以逐步完善,不仅可以方便调用,也能方便随时更新迭代。

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3. 项目文件实现素材化提取

在一些视觉设计项目文件中,通常会出现一些元素复用到多个设计作品中,比如一个卡通形象或者矢量素材等,以后新项目设计能复用就可以节省更多时间。当完成一些优秀的案例时,可以要求设计师把案例中的素材提取出来制作单独的元件文件,设置好名称、关键词、格式等,放进素材库里面供大家下载使用。

如果需要展示该素材在一些项目中的运用效果,可以设置不可下载的技术控制,有效的保护作品版权。尽量不要展示系列作品提供下载,这个流失的风险较大,如果一定要作为演示使用,可以设置原作者的名字进行标注,防止一些设计师盗用团队同事的作品用于离职应聘。

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4. 组件模块化管理

在UI设计项目中,为了防止全案设计项目文件被流失,我们需要更好的进行文件管理。但是为了方便产品设计迭代和新人设计师对接项目,团队管理者或者项目主设需要将项目进行复用分析,把一些高频出现的组件或者模块进行拆分文件管理。方便设计师调用模块延续规范内的设计,模块化管理也能提升出图效率。

如果一些项目模块搭建完善之后,很多架构设计就如同搭积木一样,可以更加灵活,也能提高工作输出效率。

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5. 演示DEMO文件的制作

对于一些需要演示成套方案让新人设计师可以了解我们的业务逻辑,可以将项目文件制作成演示DEMO文件,这样可以直接通过手机或者电脑演示,不需要通过源文件查看。不仅方便预览,而且也能有效的避免源文件的流失。

现在制作设计文件演示DEMO的方式比较多,除了团队技术自己开发以外,也有很多第三方的工具可以实现,制作原型的工具几乎都可以实现高保真的DEMO制作。

同事要源文件该不该给?让职场老手来教你!

小结

通过最近一些反馈出来的现象延展了这个话题,希望以后大家遇到「同事要源文件该不该给」这样的疑问时,可以更加理性的进行分析,合理的处理好这个问题。

以这个话题延展出来的关于项目文件管理的思考,对于很多团队管理者来说应该重点反思,在防止项目文件流失造成隐患的同时,如何加强团队的设计复用率来提升团队设计师的设计效率,是我们需要不断思考并完善的一套设计管理系统。

最后,希望今天的这个话题延展可以带给你一些帮助,感谢大家一直以来的关注支持!

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