设计师职场进阶指南:如何高效复盘?

想必在职场中,总是会听到或者提及工作复盘一词,相信很多人在职场工作中也会用到复盘,当我们在完成一个项目时,如果要想形成一个完整的闭环,需要我们进行复盘,复盘能帮助我们快速梳理工作中出现的问题,从而吸取经验教训,有所成长。学会科学高效的复盘是职场人一项重要的能力。但很多人的复盘没有真正解决问题,只是为了复盘而复盘。怎样高效复盘呢,就让我们今天来聊聊复盘的知识吧。

记得柳传志讲过,“通过复盘总结经验教训、尤其是失败的事情,要认真,不给自己留任何情面的把这个事想清楚, 把事情想明白,然后就可以谋定而后动了。”

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一、复盘的定义

复盘原是围棋术语,是指对弈者下完一盘棋之后,重新在棋盘上把对弈过程摆一遍,通过复盘,棋手们可以回顾自己对弈的棋局,分析得失、 总结经验,从而优化自己的技术,提升棋力。由此延申至我们的生活中,我们可以理解为:复盘其实是对过去已经做过的事情做一次回忆思考,分析事物成功与失败的关键因素,对其经验和教训进行总结,从而指导我们在日后生活和工作中进行改进,复盘的核心价值在于“巩固成功因素和纠正错误因素。”

设计师职场进阶指南:如何高效复盘?

我们在工作所说的复盘是指运用科学的方法,对组织或个人以往的工作进行回顾,发现以往工作中的优点和不足,进而为未来的工作和计划做好准备。

复盘不同于一般的工作总结,具有以下三个特点:

  1. 结构化,复盘有固定的逻辑、程序或者框架
  2. 学习导向,需要对照目标、结果、差异原因、从中学到经验和教训
  3. 总结的基础上进行可能性探讨,即复盘需要分析、推演、找规律一系列过程

复盘的时间大致分为:第一小事及时复盘 ,第二大事阶段性复盘 ,第三项目结束全面复盘。

复盘的目的:有意识地从自己亲身经历的、过去的实践中进行总结分析,学到经验教训,达成能力的提升。

复盘的本质:是一个问题解决的过程,复盘考查当初是如何确定目标以及现在做成的结果之间的差异,并且根据差异从而分析原因,以寻求解决方案,并开展后续的行动。

二、复盘的方法和流程

复盘是一种以学习为导向的、结构化的工作总结,那什么是结构化的思维呢?简单而言,结构化整理输入的信息,就是说横向信息的模块化整理,而不是东一块西一块的信息拼凑复盘。目的是促进团队和个人从经验中学习,因此需要把学习的逻辑嵌入到整个复盘的过程中。

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复盘一般而言分为四个步骤:1. 回顾目标 2. 评估结果 3. 分析原因 4. 总结经验

第一步、回顾目标:当初的目标或期望的结果是什么;

第二步、评估结果:对照原来设定的目标找出过程中的亮点和不足;

第三步、分析原因:事情做成功的关键原因和失败的根本原因,包括主观和客观两方面;

第四步、总结经验:包括体会、体验、反思、规律,以及接下来的行动计划。

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第一步:回顾目标

在回顾目标的时候,我们需要问以下几个问题:

  1. 需求是如何从提出到立项的?(需求背景)
  2. 想要实现的目标和收益是什么?(业务目标)
  3. 最初的计划是怎样的?(执行计划)
  4. 预期的风险和应对措施是怎样的?(风险点&对策)

在实际操作过程中,大家可能会遇到以下问题:

没有目标,如果开始没有设定目标,就谈不上复盘。其实是目标不清 ,不清楚自己的目标或者前期目标定的比较笼统,没有衡量标准,这时可以使用 SMART 原则来明确目标(如下图)

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第二步:评估结果

在回顾完当初的目标后,需要对照目标和结果,找出亮点和不足。同样,我们需要回答以下几个问题:

  1. 最初的目标和收益有没有实现?
  2. 最初制定的计划,实际结果是怎么样的?
  3. 与目标相比,哪些地方做的好?哪些地方未达到预期或有待改进?
  4. 发生了哪些意料之外的事情?有何影响?

通过问题,以客观事实层面回顾整个执行过程,将过程中存在各种问题进行整理总结,在下次遇到同样问题的时候可以迅速地响应并给出方案。评估结果的本质其实是发现问题的过程,问题是实际达成情况和计划目标之间的差距,如果是正向的,即目标超额完成,就萃取成功经验。如果结果是负向的,即没有达成目标,找到问题、分析原因、寻找解决之策。那么找到了问题,如何清晰、准确地表达出来呢?通常有句话”如果一个问题得到了正确的表达,可以说这个问题就已经解决了一半“。

第三步:分析原因

分析原因,是复盘中的核心环节。主要从成功的关键原因或失败的根本原因着手,包括主观和客观两方面。需要回答以下几个问题:

  1. 亮点的主观/客观原因有哪些?
  2. 其中真正起关键成功因素是什么?
  3. 不足的主观/客观原因有哪些?
  4. 其中最重要的根本原因是什么?

在实际分析问题的时候,我们经常像盲人摸象,不能全面的思考一个问题,如何才能保证我们找出的原因是全面的呢?这时就可以运用复盘时常用的工具,帮助我们进行结构化的思考:

分析问题的工具之“鱼骨图”,鱼骨图也被称为鱼刺图或石川图 ,是一种辅助分析决策工具,可以帮助我们对问题的原因进行归类、逻辑化、条理化。它看上去有些像鱼骨,将问题标在“鱼头”处。在鱼骨上长出鱼刺,按照产生问题的可能原因进行罗列出来,有助于说明各个原因是如何影响后果的。

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鱼骨图一般是与分析问题的工具之“5W2H” 搭配使用。(如下图)

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第四步:总结经验

总结经验则需要进行经验和规律提炼,沉淀可以复用的流程/方法/能力/工具,并制定行动计划。不能只是草草做记录或简单下结论。可以从以下问题入手来理清思路:

  1. 从过程中学到了什么新东西?
  2. 是否可以扩展到其他项目中?
  3. 如果有人要进行类似的项目,我会给到什么建议?
  4. 接下来我们该做些什么,有哪些具体 todos?

要让复盘真正起到作用,就必须落实到具体的行动计划,并执行到位。只有将学到的经验教训付诸行动,转化为未来的的行动改进,才算完整的学习,提炼经验、行动或方案:

  1. 继续执行的
  2. 停止执行的
  3. 调整执行的
  4. 新增执行的
  5. 证明有效的方案固化
  6. 避免不良结果的方案的固化

复盘模版表

复盘的方法是结构化剖析以往工作的过程,快速复盘的具体操作 :先填表,再细化。填表可以 对复盘过程有个整体的了解。填表的过程就是复盘的过程,回顾了目标,对结果进行分析,好在哪 问题在哪,成功与失败的原因,接下来怎么调整,一目了然。然后在表格的基础在再去细化、分析和提炼。

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三、复盘的案例

个人/业务复盘框架

1. 目标回顾

SMART 法则(具体的,可衡量的,可实现的,有相关型的,有时限性的)

注意区分目的和手段

总的目标/对着项目流程图,写出每个工作环节的目标

2. 过程描述

可依据项目流程图,回忆每个环节的所做、所想。

注意点:1.按时间线梳理 2.真实客观 3.全面完整、细节丰富

3. 目标:结果对比

将原定目标和已经完成的结果两者进行对比

结果与目标的差距,就是需要分析的关键点。

4. 分析原因

重点找到分析的入手点,寻找造成结果的真正原因

从 与“ 预期不一致” 的地方入手

用“五个为什么 ” 来挖掘原因

5. 探寻规律

提高规律准确性的方法:

  1. 排除不可控因素
  2. 用因果总结规律
  3. 调整可控参数

6. 形成文档

定期查看-减少决策成本

反复验证-形成方法论

结语

复盘是落地践行成长思维的一个非常重要的能力,你的能力不是静止的,而是不断成长的;

持之以恒,养成复盘的习惯,把复盘作为流程的常规一部分,是提升组织管理能力最有效的方法,并非所有复盘都要非常正式,中小型项目和日常,都可以快速复盘,积累经验和时刻反思。

以成长为目标,不断积累知识库,把复盘的内容沉淀在统一的知识库内,经年累月,不断构筑高墙。

设计复盘也是设计沉淀,沉淀可持续、可复用、可提升工作效率的工作或方法,达到能力提升。

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