写在前面

近期一篇关于某互联网公司员工因为过度加班猝死的报道刷爆朋友圈,梦戛然而止,定格在 22 岁的年龄。我们徒叹身在这个大环境下,业务驱动的巨轮让每个从业者都无法停下自己奔波的脚步,加速再加速,当生存与竞争已经让如今的工作作息都演变成一场军备竞赛时,除了咬紧牙关和在凌晨加班回家等车的路边仰望星空之外,我们还能做些什么?

对于行业内的设计师而言,也是典型的长时间工作人群,虽然环境的改变没那么容易,但是却能通过对一天 24 小时的精细化管理去最大程度适应与驾驭这样的环境。

再造 24 小时的核心是对专注力的管理,本篇讨论时间的利用,专注力与工作的合理搭配,通过了解我们自己,选择和规划适合自己的时间管理准则,从而实现效率的提升与自身的成长。

关于专注力你应该知道的

拿电脑做个比喻,当我们使用电脑一段工作时间后,机器发热发烫并且内存濒临满载,运行速度会变得很慢,效能会变得很差,难以支持运行大型软件,相应的我们的大脑也是一样的,专注力的损耗会对我们的状态有本质的影响,进而影响我们的工作效率。

1. 专注与非专注的差别

有的时候花长时间工作没什么进展,不经意之间产生的效果更好,每个人可能都会碰到这种类似“踏破铁鞋无觅处,得来全不费功夫”的情况,感觉没有规律可循,实际上重点在于专注力是否在最佳状态,是否在合适的时间做合适的事

2. 15-45-90 原则

这是一条关于专注力的基本理论,人所能达到的最高度集中的专注力是 15 分钟,这是同声传译的工作时间,超过 15 分钟就无法再维持最高的水准;而 45 分钟是人能维持较高专注度的一个时长,也是我们的一堂课的时间,在 45-60 分钟时间内,人可以维持一个相对较高的专注度,去持续保持听讲的这样一种状态,所以每节课之间的 10 分钟休息就变得尤为重要,而拖堂的老师往往会适得其反;到了 90 分钟就上基本是一个人的专注力的极限,一场球赛,一场正常时长的电影,或一次标准的讲座,基本上就是这个时长。

从这点上可以进一步发现时间的节奏性,出色的讲师会在听者耗尽专注时突然的发问,高明的导演会以 15 分钟为一节安排高潮之间的间隙,而以此为基础,我们同样可以为自己设计工作的节奏。

3. 一天中专注力也是有所差别的,总体呈现递减的趋势

虽然也会因人而异,但是总体上讲,人在一天中的专注力是逐步下降的,清晨起床,经历一整晚的休息与大脑的自我整理,精神处于最佳状态,如能及时唤醒自己,早晨与上午的核心专注力可以抓住,工作的效率会有很大提升,拖得越久,战线拉的越长,如果不能及时调整,一整天的效率都无法得到保证。

工作中的低效现象

虽然每个人的工作内容各不相同,但低效的成因大部分是有共性的,大体上都由缺乏规划性和频繁的变化性造成的。

1. 需求与周期的不确定性

需求频频增加,设计的周期经常性的被压缩,处于整个工作流程链路里相关灵活的一环,大量的时间损耗产生了。

2. 频繁的变更与方案修改

设计的产出相对而言是经常被主观评价的,可能一句并不特别负责任的”我觉得不好看,但我又说不上哪好看“就要让设计师多加几个通宵。

3. 无效与过度的沟通

诚然沟通共识是团队协作的重要一环,沟通是必要的,但现实是我们最应该高效专注的工作时间往往被很多无效的沟通打散了。另外在会议中如果缺乏明确的目标和流程的把控也会大量占用时间。

打造专注力的绝对空间

有一句话叫:“时间不是挤出来的,时间是挪出来的”,挤时间就像我们常做的,拼命在固定的时间里增加更多的事情,短期这样也许不会出现太大问题,高压之下的确会提升效率,但如果持续超过 1 个月,人的精神就开始无法承受,反而降低效率并产生难以消除的疲惫感,从长远的角度来说,这种工作状态可偶尔为之,但绝对不能成为常态。

我们的工作量不会凭空变少,但是通过合理的安排和规划,让时间与工作安排重新排列组合,能够大幅度提高时间的利用率,时间的绝对空间理论即是通过专注力的差异化去做规划,以下介绍四度绝对空间:

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1. 逻辑空间

一般情况下,我们在清晨至午前的上午时间专注力是一天中最高的,上午的时间适合做规划类,逻辑分析类,攻坚类型等需要高度集中精神的工作,曾经有比较过撰写 PPT 类的工作,如果熬夜去做可能要花几个小时的工作量,在早晨到上午这段时间基本一个小时内就可以完成,我们可以尝试在这个时间段规划这样的逻辑空间,把一天中最重要,最困难的工作放到这一空间来做。

2. 创意空间

下午开始,经过休息之后专注力有所回升,但是跟上午相比集中力会有所下降,相对来说比较适合发散思维,偏创意类,沟通类的工作,可以在下午安排此类事项,如头脑风暴会,设计探索类相关的工作或沟通,每天下午可以通过打造创意空间来处理。

3. 沟通空间

沟通非常必要,沟通也无处不在,但对于设计工作而言,连续性尤为重要,当设计感觉来临的时候是最不希望被打断的,这个时候我们就需要刻意打造公共的沟通空间,适用于需求同步与沟通,设计过稿等需要多人同时沟通的场景,团队内可以安排每日的固定时间作为沟通空间,设置的原则可以遵循 15-45-90 原则,建议像上午的 11 点,下午的 4 点都是比较和适合的时间段。除了可以减少不必要的沟通外,带来的另一个好处就是让每日工作有了一到两个目标时间点,有明确的目标也可以提高工作效率。

4. 专属空间

即使一切都安排好了,但是天有不测风云,总有预期之外的事件不期而至,为了保证自己规划好的重要工作可以顺利推进,建议我们至少在每天安排一个自己的专属空间,在这个时间段处理最重要的事,把自己封闭隔绝起来,为了免受打扰,需要根据自己及公司的实际情况而定,比如通过变换工作地点(离开工位可以有效隔绝干扰,并通过环境的变化再造专注力,无论是临近的咖啡馆,公共休息区还是会议室皆可),如果条件不允许可以在这段时间内切断所有的通知消息,关闭手机,达到同样的效果。

培养利用时间的思维模式

1. 30-30-2 原则

第一个 30 是指的工作最开始的 30 分钟,也是一天最重要的 30 分钟,不要轻易在闲聊,闲逛中度过,这 30 分钟最专注的时间用来总览规划一天的工作,可以在习惯的地方写下一天需要完成的重要事件,并标注时间,需要注意的是除了完成时间,开始时间也很重要,养成这个习惯就不会遗漏你当天需要完成的进度,以至于造成拖延等低效现象。

第二个 30 是 30 秒,指的一件事你决定是否要做,只需要 30 秒就可以判断,当机立断,避免造成犹豫与分心。

2 指的 2 分钟,如果一件事情判断 2 分钟内可完成,在不中断重要工作的情况下建议立即完成,避免堆积与拖延。

2. 游戏化思维

驱动用户参与的游戏化思维,同样可以用到时间与专注力的管理上,基本原则就是对工作设立时间的目标,并逐步增加难度,预设对自己的奖励(一定要事先设定奖励而不是事后),并可以尝试加以时间的限定与挑战,为自己设定这些的目的也是为了激活与延续专注力。

3. 大脑断舍离

一个洁净的桌面让人神清气爽,大脑也是一样,我们需要随时整理自己的大脑,避免让过多的无关信息输入产生过多的杂念。

4. 固定时间做固定的事

我们经常总感觉抽不出时间,有很多事就这么被忽略了,如果时间不去坚守的话,可能什么都做不成,所以我们把需要做的事,雷打不动的就要在那一时刻到来的时候开始做,其实开始这么做了,很多事都会改变。

为专注力做好准备

如果你尝试去改变一下自己的工作方式,也别忘记为管理你的专注力做一些必要的准备。

1. 了解自己

所有的一切方法都需要围绕自己的情况量身打造,比如有的人确实晚上专注力更好,而有的人则是在凌晨 4、5 点,通过了解自己的作息特点,工作类型,公司氛围,按照基本原则来打造自己专属的准则。

2. 运动与睡眠

通过运动不仅能够增强体力,也可以提高人的专注力,经常性的有氧运动也可以促进大脑的二次发育,提高记忆力,建议每周进行不少于 3 次的健身等活动(抽不出时间的同学可参考上文的固定的时间做固定的事)。而充足的睡眠对于恢复一天的专注力损耗是至关重要的,一般而言,保证至少 7 小时睡眠可有效恢复专注力。

3. 碎片时间提升

我们的碎片时间干些什么?北上广深等互联网公司高度集中的地区,动辄一天通勤 2,3 个小时,一个月就有 2 个 24 小时在路途中消失着实可惜,可以有计划的在这段时间做一些学习提升。

结语

用 21 天打造自己的习惯。

正如大家都熟知的,通过 21 天(三周)时间的持续重复就可以让人养成一个习惯,重要的是取决于我们开始采取行动的那一刻,所以我们需要做好准备,了解自己,通过激活自己的动力,打造不同的空间,来优化专注力与时间的组合,希望通过每个个体的改变,最终可以带来更大的改变。

参考书目:

桦泽紫苑《脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神·時間術》;《脳を最適化すれば能力は 2 倍になる》

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