2022 马上就要过去,又到了写年终总结的节点。那些跃升飞快的职场达人,早就掌握了年终总结开挂技能。如果你在年终总结中还有以下问题:

不能让给上级留下清晰的印象;

不清楚如何有效地组织和呈现一年的工作;

不知道怎么能将年终总结写出彩;

总结效率很低、输出过程很痛苦……

那么这篇文章就是为你量身定做。你将获得一套年终总结的万能公式,它能帮助你高效地完成工作梳理,有条理、有重点、有亮点、有计划地完成总结输出。

模板参考:

一、年终总结的意义

在落笔之前我们首先要明确:为什么要写年终总结?

很多同学容易把总结这事儿当成负担,觉得平时也有周会和月会总结,为什么还要专门花大力气做年终总结呢?其实可以从两点看它的价值。

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对于我们自身,年终总结可以帮助我们复盘这一年都做了什么事情、有什么亮点与不足、有哪些成长等,为我们今后的进步指明方向。而上级通过你的总结,可以更清晰地了解我们的能力和对于团队的价值,也为日后升职加薪提供了依据。此外,如果你想获取某些方面的资源、获得领导的支持,年终总结也是一个非常不错的契机。

对于团队,年终总结不仅能够系统性地向上级和团队成员展示你在这一年/半年内的工作内容,而且这些内容也能够在一定程度上反映你所在业务/项目的整体情况,比如所在阶段、核心项目、重点方向、未来计划等等。了解这些信息,对于团队后续的资源配置和工作重心都具有十分重要的意义。

二、总结内容的准备

总结输出的内核,是丰满充分的内容,也就是我们一年的工作产出。而一年产生的工作内容体量相对庞大,里面有大型的重点项目,也有工作琐事,有体现你创新能力的,也有体现你的协同组织能力的……如何把大体量又各有特点的内容高效有序地整理出来呢?可以使用「纵横整理法」。

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1. 「纵」罗列

纵坐标是你做过所有事情的罗列,我们可以按照时间的维度去梳理做过的事情。大部分设计团队/设计师平时都有写周报/月报的要求/习惯,我们就可以直接在此基础上查缺补漏,可以节省很多时间。梳理完成后,把这些内容按照输出形式进行分类,如:项目、研究、活动、分享等。

2. 「横」梳理

横坐标是各个内容的属性标注,这一步对形成整体结构具有至关重要的作用。这里的属性包含但不限于以下这些:

① 事件维度_基础信息

包括事件本身的重要性、周期、上线/完成效果、突出亮点等。

② 事件维度_参与信息

包括你的参与程度、个人价值/贡献、运用了哪些设计方法等。

③ 个人维度_能力提升

看看哪些工作内容,让你的以下能力有明显的提升/突出的表现,包括:专业能力、沟通能力、创新能力、统筹组织能力、管理能力、影响力、人际关系(与合作部门形成融洽/高效的合作机制,有效避免/化解矛盾等)等。

3. 「炼」提炼与归纳

通过以上梳理,一年工作内容就以非常直观的方式展现在我们眼前了。因为年终总结需要在较短的时间内做到有效传达,所以我们必须要把精力放在「有价值」的内容上,这时候就需要我们提炼出高价值度的内容,过滤/弱化掉价值度没那么高的内容。上一步梳理工作内容属性,能帮助我们轻易地评估出哪些是高价值的(如重度参与的/设计价值体现度高的/能集中体现个人某些能力的项目 1、研究 1、活动 1、分享 1)以及价值度低的(如参与程度低的/各方面都表现平平的项目 3、活动 2)内容。

其次,结合自己的角色对专业产出进行分类,确定需要总结汇报的项目都被分类进相应的版块;最后,对版块进行排序,可以以项目为主线体现多个维度的价值,也可以以业务目标/团队目标为主线,用不同的项目来体现。

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为了方便理解,我们以 2021 商业服务设计(半年)总结案例为例展开。首先,整体内容有一个大的分类,包括:服务生态搭建、设计研究、工具产研等。其次,每一个分类下面都罗列出了详细的工作项,同时又用色块重点标注出了价值度高也就是会重点展开的内容,这样既能展现出充足的工作量,又做到了有主次有重点。

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三、总结的思路与框架

最后的总结输出,我们需要一个整体框架把这些内容进行组织和包装。对应开头讲的总结的意义,我们可以分成三个部分:取得的成绩以及经验、总结的教训及不足、未来的计划。

1. 「成绩与经验」

这部分内容延续上面提炼的结果,对每个项目进行细节阐述,如项目背景、分析的过程、设计的目标、解决的问题、设计的亮点、项目最终的价值等等;其次,项目结束后要主动收集相应的数据信息,以最具信度的形式,具象化设计的价值。另外,善于总结设计方法,对于重点项目能形成一套完整的设计解决方法论,可以复用给更多的设计师,为你的总结增加亮点。

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2. 「不足与教训」

百科对于“工作总结”的定义:把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究,并分析成绩的不足,从而得出引以为戒的经验。也就是说,剖析不足也是总结的关键部分。

这部分内容可以从两个方面展开:

① 未达成的工作目标

对标我们的 KPI 或 OKR,看看哪些工作目标没有完成。如果有未完成的内容,就需要说清楚现在进行到了什么程度,没有完成的原因是什么。

② 未实现的个人目标

设计之路是一条发展变化着的职业道路,它要求我们不断完善自己的个人能力模型,因此很多设计师都在会年初制定个人发展目标,年底审视自己和目标的差距。如果目标实现情况不理想,则需要分析差距在哪儿,具体原因是什么。

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最后,针对总结出的两方面不足,分析出改进的办法,并在下一步计划中明确具体的实施方案。

3. 「未来计划」

未来计划在整个总结中起到承上启下的关键作用,主要包括三个方面:

① 前提:贴合公司发展目标和方向。

公司的发展是个人发展的前提和保障,拥抱变化,紧跟大方向,个人的计划才有实现的可能。

② 关键:要结合总结的成绩和不足,针对性地制定未来的计划。

做得好的不骄傲,吸取经验做大做强。把重点放在暴露出短板上,正视它,补齐它。

③ 细节:需列举这些目标下具体的操作方法和需要得到的支持。

计划不能只写方向,要写具体的执行步骤和排期,最好有可量化的标准。比如你想在新的一年提升个人的团队影响力,那么计划可以这么写:未来半年完成至少 2 场大/中型分享+至少 2 篇专业发文+组织 1 场团队活动。

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四、小结

想要有条理、有重点、有亮点、有计划地完成总结输出,只需要两步:

第一步:通过「纵横总结法」高效有序地整理一年所做工作,并进行提炼和归纳。

第二步:按照成绩(按照项目分类)+不足(对标工作和个人目标)+计划(有前提、有关键、有细节)的结构呈现总结内容。

番外:所有的方法和思路都只是帮你规避基础的坑,让你的总结达到平均分,如果你想有一个更突出更出色的成果,那除此之外,你需要在每一步上以及内容上,整理出更让人印象深刻的设计成果或者思维方式,这个就来自于这一年你是否真的设计有果了。

最后,祝你顺利完成年终总结,对未来更有把握和信心。

更多年终总结的方法:

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