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拖延症救星!给新人设计师量身打造的GTD方法

2015/11/16 8214评论区

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编者按:强烈推荐今天这篇!无论是职场人还是自由设计师,这门课都必不可少。时间管理的书小编也看了不少,仍然是重度拖延症。不过@Heidixie(阿里资深设计师)这篇既然是写给设计师的,案例就非常贴心,都是日常会遇到的问题,建议同学们带个小本,边看边做笔记。

部门周会上有一个环节是每个同学讲述本周之最:最认可自己的、最反思的、最困惑的。其中,最认可自己,代表自己阶段性的成就感,在从外界取得成就感之前,首先自己要认可自己。最反思,要注意,不能只反不思,要记录下来,看看自己再过一段时间是否在这个反思点上有所提升。最困惑的,则可以抛出来,看看别的同学是否可以给予一些帮助和建议。

所以,每周,我们都要从最困惑的议题中带回一个自己研究并于下周进行分享。本周我就带回了一个新人提出的“时间管理”方面的困惑。

那么在为新人想一些时间管理方面自己所仅有的经验时,我把议题从“时间管理”换成了GTD。

GTD:Getting things Done! 把事情搞定,这是时间管理的目标,只有高效地把事情搞定,才能解决关联的其他的问题:工作严重影响生活,上班焦虑症,没有成就感等等。

GTD有问题的几个症状则是:

1. 忙:每天都很忙,TO-DO LIST上永远有做不完的任务。

2. 达不到期望:所以每个任务都无法做到自己要的完美,有时也无法让对方满意。

3. 焦虑:但是心里焦虑的是大块的重要的事情,总是没有明显进展(比如产品半年规划)

4. 没有时间思考、创新:说是要无中生有,自己想事情做,可是哪里有这样的时间……

不过话说回来,即使我写给别人,也未必说明我的GTD就是很赞的,我照样有着很严重的拖延症,经常把不想做的明知又很重要的事情拖到最后一刻。但是所幸有以下的一些方法,后果都可以接受……

一、几个原则

首先,三大原则记在心里:

  • 避免被催问:主动告知截止时间,并阶段性汇报与交付。
  • 避免过度承诺:区分优先级,告知对方可以接受的时间计划,而不是对方最期望的时间计划。如果提前交付,那么自然更赞了。
  • 并行!并行!并行!

1. 避免被催问

新人的大忌:被交付给你任务的人,反复催问。

“那个谁谁谁,上次让你做的数据出来了吗?”

“王同学,为何上次说的问卷还没有出来?遇到什么问题了吗?”

新人一旦经常需要被催问,才能产出结果,而且不止一次被催问,就已经是大忌了。很多时候,失去信任感是从此开始的。

被催意味着:

  • 你没有给出“排期”,并和对方达成一致。
  • 你没有把过程适当透明,从而引发对方不安。

有时,新人即使给了排期,也可能发生临近截止日期,但是缺乏任何中间过程的沟通,对方也会按捺不住来催问,这时会发现,原来新人遇到了障碍和困难,或许是羞于告知,也羞于找人一起想办法,自己一直苦苦找寻方案。

这里更加要切记:

承认自己“无能”的后果,要远远小于让一件本可能成功的事情严重Delay或黄掉小得多。当你有过程中突破不了的障碍时,一定要勇于暴露风险,与需求方沟通,并果断寻求帮助。

总之,避免被催问的好的方法是:

  • 详细确认交付的标准和结果
  • 与对方洽谈排期:知道交付的最晚日期
  • 阶段性交付和沟通(看看事情有无可能分解成多次交付,避免风险都放到最后)
  • 当有延期的风险时,一定要尽早暴露延期风险,并与对方一起协商重排日期或争取协助。
  • 如果可能,过程透明。

2. 避免过度承诺:区分优先级

新人往往好说话,又非常希望有更多的成就感,期望被人快速承认和信任。

所以有的时候,会出现过度承诺,明明做不到的事,一口接下来,心想:大不了我周五一个下午不干别的,都投入到这件事情上好了。

结果,显而易见的,你周五下午根本空不出来,有两个临时的会议,你的老大去不了了,说:某某,你代我去一下。

过度承诺的表现是:

  • 承诺了自己达不到的标准:结果质量不如人意
  • 承诺了太短的完成时间:结果无法按时交付

所以,承诺的时候,建议你:

  • 沟通清楚对方期望的交付标准,如果你有足够的时间,大可以超出标准一些,但是时间紧急的时候,最起码不会低于期望。
  • 拿出自己已有的事情的LIST,统一排一下优先级。不要让这件事情影响到别的事情已有的承诺。虽然每个需求方都会一脸渴望地希望你现在立刻马上就做这个需求且最好明天就交付,但是你要知道,他们的第二个期望是有个明确的排期计划,如果你告诉他再过5天开始,10天后完成,如果不影响他已有的项目安排,他也会很乐意的——因为确定性也很重要。所以,要勇敢滴说几天后才开始,并睿智地排期。
  • 留出一些Buffer(弹性时间,以预备突发的又不可能推迟去做的任务)。

3. 并行!并行!并行:自己并行以及适当转交

在上述排有下级的时候,千万不要按串行去安排工作——否则你的产出一定是很少的。

我的建议是,大块的事情搭配小的事情并行,大块之间可以串行。

如果都是串行,陷入一件事情,思路也容易僵化,这时切换到别的工作上,或许会让你一个激灵,产生新的灵感也说不定。

所以排期的时候,不可按同一个时间只做同一件事情去排,而是同时可以安排2到3件并行的需求。

二、几个重要方法

1. 主动规划(Plan)

你有自己的责任田吗?如果没有,和你的主管、上级沟通,明确自己的责任田是什么,和大家的边界又是什么。然后,想想明白:

  • 这个责任田,在更宽的业务视图里,是个什么位置?
  • 做得最好的标准应该是什么?和你的老大谈谈,他所能设想的期望是什么? 你是否还能想到更多?
  • 如果要达成愿景,目前手里的这些需求都是要做的吗?有没有更重要的却是空白的?
  • 如果要达成愿景,短期目标应该是什么?长期目标应该是什么?那么下半年做什么?

主动规划,一定不仅仅想出自己要做什么,而是取舍之道。

当你不主动告诉别人你要做什么时,一群人会来告诉你,你要做什么,而且你无法拒绝回去。

当你不主动明确你的工作的目标和价值时,你甚至无法给这些人的需求排出个优先级。

那么你就有永远做不完的,永远排着队等待你介入、分析、推动的各种需求。

最关键的是:忙、盲、茫这三个字会如影随形。

太忙,会让你更加盲目,停不下来去思考什么是真正重要的对的事情。然后会越来越迷茫,越来越缺乏成就感。

资源永远是有限的,可能你的需求列表里只有20%的才是真正有价值的,而其中,可能只有5%是当下最急迫的,而其中有10%是短期不影响,但是需要从现在就开始筹谋的。

主动规划,可以帮助你找到你的取舍之道,如果你可以把规划与关键人员达成一致,那么你就可以少掉很多不断来催你的需求(因为你们可以可以就为何当下不做达成共识了)。

主动规划还有一个好处是:更加从容。

你通过可以主动的规划建立了一个需求的主干,就如同一颗大树的主枝干。一个个需求就像细分的树枝,如果你没有清晰的主干,就会发现无从收纳这些树枝,慢慢的,整个大树都会变形,你会看不清需求的整体脉络,自然也会无法更好地管理需求了。

有了主枝干后,需求来了,你可以清晰判断此需求应该归属到那一个枝干上,如此,做需求的合并、删减、重排次序,也会更加简单了。

2. 任务分解(WBS)


拖延症是导致延期的重要原因。而造成拖延的一个很大的原因是不知道如何下手啃下第一口,被任务的复杂性吓倒了。

任务分解可以将看似庞大的任务分解成可以轻松下手的若干个小任务,从而让你更快拿到阶段性的成果。

比如,你接到的一个任务是要拍一个视频,投放到公司楼梯间的电视上。

想想都复杂,既然老大们没有提出明确的时间计划……所以,你的潜意识会让这件事情不断地延期……直到有一天被问起。

这时试着把任务分解一下吧:

  • 方案策划与确认(拍什么类型的视频,是记录片、访谈、还是找一些人来演?还是偷拍?还是做动画)
  • 剧本策划与确认
  • 招募工作人员和演员(根据方案而定)
  • 拍摄(1. 确定拍摄人员  2. 确定拍摄计划  3. 拍摄)
  • 后期剪辑
  • 电梯墙电视资源预定和排期
  • 其他投放渠道BD和投放
  • ……

然后会发现有很多机会:

  • 很多小任务可以立即启动
  • 很多任务可以分派给别人一起做
  • 前后置依赖关系非常明确,可以出具项目计划表,共享给大家。

当有明确计划的时候,每个人会有一种安全感,也清楚自己的交付标准,你也不会经常被人催问了。

任务分解是做项目计划、合理分工协作的基础。

3. 矩阵工具

老生常谈的矩阵,往往却是最好用的。如下图:

  • 又紧急又重要:不做就会死。对于新产品来说,往往是最小迭代版本圈定的最核心的需求。有时,也是突发的必须要完成的任务,比如领导来访的接待等等。这种需求往往无法延期,必须允许临时插队。
  • 重要但不紧急:短期不会有什么影响,但是长远决定了产品的竞争力和生死存亡。比如做一个允许用户上传图片的应用,图片的存储空间和优化非常重要。但是在产品一期刚刚上线时,用户的量没有那么多,不至于马上就导致产品的体验出现问题。所以往往会累积一定的量,同时考虑替代和优化方案。
  • 紧急但不重要:看似很着急需要马上应对,但是实际上无论对产品、业务现状还是长远都不会造成什么影响。比如某广告渠道档期突然空出来,需要马上投放广告。但实际上此渠道的效果一般,无足轻重,且即使本期不合作,也不会影响长远合作关系。那做不做呢?是属于“做了会更好”,如果自己有空余精力或可以转交给别人,一般也会选择顺带做一下。
  • 又不紧急又不重要:不做不会对业务有任何影响,需求也没有浮出水面,且做的效果并未得到清晰的评估,一般来说,除非有足够的资源,是不会提上日程的。

但是,对于“第4块”,我倒有些不同的意见,前三个矩阵往往是追随需求,只有“闲人”才能YY出一些引领需求的想法。虽然看不太清楚可量化的价值,但是也许也蕴含着惊喜。所以,如果有可能,倒是可以考虑留出10%的精力,放到“Just for fun”的需求上。

在产品的中长期规划中,如果将生命周期分成四个季度,一般,第一个季度完成生存(最小迭代版本),季度二则夯实基础,补充更多场景和优化遗留的体验,度过产品的尴尬期。季度三则要做二期重点需求,季度四开始优化体验+同步创新。

4. 列表(Check list)

在GTD中,一个很重要的术语是:收件箱(Inbox)。

任何任务/需求到达你方,如果能在2分钟就处理的,就立即处理掉,比如回复一个非常简单的邮件。不然就放入收件箱,以免遗漏。

再高级的工具,有时抵不过一个最简单的EXCEL列表来做收件箱更加自由灵活。

但是,这里只是强调要有列表,并不限于用EXCEL还是用Wunderlist, 或者其他TO-DO App……只要有效就是好的。

5. 截止日期(Deadline)

既然人性就是会拖延,那么杜绝拖延还有一个绝招就是设置一个明确的,并且让大家都知道的Deadline。所谓置之死地而后生。

所以,如果我有一些重要的事情,自己又不想马上去做。我会提前把阶段性的计划排出来,找到中间几个评审、确认的会议时间点,一开始就把会议邀约给发了。

那么,我就会必须逼着自己在会议前两天,产出足够可供会议讨论的内容出来。

有时,人的潜力是要逼一下的。

但是,一定要确保,你要拿出足够质量的内容出来,确保会议的目标达成,不然就南辕北辙,叫上一群来人看笑话了。

此法慎用,但是好用,你不妨也试试。

总结:

【来看阿里资深设计师的过往好文】

让你的邮件更加给力!
《职场人必备!如何让电子邮件更给力》

交互设计自学手册:
《推荐!交互设计那些事儿(一)》
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原文地址:heidixie.lofter
作者:@Heidixie

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